PP-063

 

1 OBJETIVO

Apresentar as etapas do processo administrativo destinadas à composição dos Colegiados dos Programas de Pós-graduação. O processo tramitará no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), e será inserido no sistema pelo Coordenador do Programa após a publicação do resultado final das eleições.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Coordenações dos Programas de Pós-graduação stricto sensu
Coordenação do Programa de Pós-graduação lato sensu
Coordenação Geral de Administração de Pessoal
Diretoria de Pesquisa e Pós-graduação
Gabinete da Diretoria Geral
Representação Estudantil
Secretaria de Registro e Controle Acadêmico

3 CONTEÚDO GERAL

As subseções a seguir visam apresentar uma introdução sobre o tema em foco nesse documento, termos-chave associados, os participantes em sua elaboração, símbolos, siglas e abreviaturas aplicáveis, as definições e conceitos básicos pertinentes ao assunto, bem como as referências legais e demais normas cabíveis.

3.1 INTRODUÇÃO

Os Colegiados de Cursos e Programas da Pós-Graduação são órgãos normativos, deliberativos e consultivos, nos limites das atribuições de suas competências definidas pelo Regulamento Geral dos Órgãos Colegiados (Resolução CD-034/2003) e pelos Regulamentos das demais instâncias competentes, encarregados de planejar, orientar, supervisionar e coordenar as atividades acadêmicas dos cursos e modalidades de cursos sob sua responsabilidade.

3.2 TERMOS-CHAVE

Composição de Colegiado; Colegiado de Programa; Pós-graduação; Nomeação; Órgãos Colegiados 

3.3 PARTICIPANTES NA REVISÃO

Danielle Marra de Silva Freitas Azevedo; Marcos Lins de Oliveira

3.4 SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

CEL – Comissão Eleitoral Local
CGAP- Coordenação Geral de Administração de Pessoal
DOU – Diário Oficial da União
DPPG – Diretoria de Pesquisa e Pós-graduação
GDG – Gabinete da Diretoria Geral
SIAPE – Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos
SIGAA – Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas
SIGRH – Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
SRCA – Secretaria de Registro e Controle Acadêmico

3.5 DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplica(m)-se a(s) seguinte(s) definição(ões) e conceito(s):

Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção do documento.

Despacho: Despacho é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma determinada ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.

Documento: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato.

Memorando: É a modalidade de comunicação entre unidades administrativas do mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma das formas de comunicação eminentemente interna.

Ofício: É a modalidade de comunicação oficial entre autoridades, órgãos e entidades da Administração Pública, bem como entre esta e particulares. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos agentes da Administração Pública entre si e com a sociedade em geral.

Processo: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso da ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento.

Resultado de Apuração da Eleição: Resultado obtido após a realização da primeira fase (votação) do processo eleitoral convocado pela Comissão Eleitoral Local, sendo ele publicado na página eletrônica prevista no Edital.

Resultado Preliminar: Trata-se do resultado obtido após a fase de análise de pedido(s) de reconsideração quanto ao Resultado de Apuração da Eleição. Essa análise é realizada pela Comissão Eleitoral Local e publicada na página eletrônica prevista no Edital.

Resultado Final da Eleição: Trata-se do resultado obtido após o julgamento de recurso(s) interposto(s) ao Resultado Preliminar. Esse julgamento é realizado pelo Colegiado do Programa e publicado na página eletrônica prevista no Edital.

3.6 REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Resolução CD-034/03, de 18/06/2003 (Regulamento Geral dos Órgãos Colegiados)

Resolução CD-071/08, de 02/06/2008 (Aprova o Regulamento do Programa de Pós-graduação lato sensu)

Resolução CD-008/17, de 10/05/2017 (Altera o Regulamento Geral dos Órgãos Colegiados)

Resolução CD-022/17, de 28/06/2017 (Unificação dos mandatos dos Órgãos Colegiados)

Resolução CD-037/17, de 30/08/2017 (Altera a Resolução CD-022/17, de 28 de junho de 2017)

Regulamento do Programa de Pós-graduação stricto sensu em Administração – PPGA (Resolução CEPE  |  Regulamento)

Regulamento do Programa de Pós-graduação stricto sensu em Engenharia Civil – PPEC (Resolução CD Mestrado  |  Resolução CEPE Doutorado  |  Regulamento)

Regulamento do Programa de Pós-graduação stricto sensu em Engenharia Elétrica – PPGEL

Regulamento do Programa de Pós-graduação stricto sensu em Engenharia da Energia – PPGEE (Resolução CD  |  Regulamento)

Regulamento do Programa de Pós-graduação em Engenharia Mecânica

Regulamento do Programa de Pós-graduação stricto sensu em Engenharia de Materiais – POSMAT (Resolução CEPE  |  Regulamento)

Regulamento do Programa de Pós-graduação stricto sensu em Estudos de Linguagens – POSLING (Resolução CEPE Mestrado  |  Resolução CEPE Doutorado  |  Regulamento)

Regulamento do Programa de Pós-graduação stricto sensu em Educação Tecnológica – PPGET (Resolução CEPE  |  Regulamento)

Regulamento do Programa de Pós-graduação stricto sensu Multicêntrico em Química de Minas Gerais – PPGMQ-MG

Regulamento do Programa de Pós-graduação stricto sensu em Modelagem Matemática e Computacional – PPGMMC (Resolução CD Mestrado  |  Resolução CD Doutorado  |  Resolução CEPE Doutorado  |  Regulamento)

Regulamento do Programa de Pós-graduação stricto sensu Profissional em Matemática – PROFMAT (Resolução CD  |  Resolução CEPE  |  Regulamento)

Portaria DIR-1214/18, de 29/11/2018 (Delegação de competência à DPPG)

4 CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam apresentar o detalhamento da atividade, os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução, os cuidados especiais aplicáveis, as metas definidas para eventos específicos componentes da atividade, os indicadores a serem acompanhados (itens de controle e de verificação), bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinente ao assunto.

4.1 DETALHAMENTO DA ATIVIDADE

A finalidade dessa subseção é apresentar, na forma de um fluxograma, os principais passos (etapas) a serem executados para a obtenção do resultado “Compor Colegiado de Programa de Pós-graduação”.

• Ação 1: Enviar memorando eletrônico à Comissão Eleitoral Local (CEL) vinculada ao Programa de Pós-Graduação, solicitando que seja deflagrado o processo eleitoral para composição do Colegiado do Programa
  Executor: Coordenador do Programa
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Memorando Eletrônico 
  
  Observações/Recomendações 
  
  a.    A CEL foi previamente designada em reunião do Colegiado do Programa, conforme definido em procedimento específico de formação/recomposição da Comissão Eleitoral. 
  
  

• Ação 2: Elaborar e tornar público o edital de convocação para eleição do Colegiado do Programa
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Edital de convocação de eleições para o Colegiado do Programa 
  
  Observações/Recomendações 
  
  i.    O edital de convocação de eleições deve estabelecer/identificar, no mínimo:
  I- os elegíveis para a Coordenação do Programa, assim considerados aqueles que atendam ao disposto regulamento do respectivo programa e, cumulativamente, não estejam enquadrados nas situações ensejadoras de vacância estabelecidas no § 4º do art. 4º da Res. CD-034/03, com redação dada pela Res. CD-008/17;
  II- o colégio eleitoral para eleição da Coordenação do Programa, observado o disposto no regulamento específico do programa de pós-graduação;
  III- as representações que serão eleitas, observando o disposto no regulamento específico do programa de pós-graduação;
  IV- os elegíveis para cada representação, observando o disposto no regulamento específico do programa de pós-graduação e, cumulativamente, não estejam enquadrados nas situações ensejadoras de vacância estabelecidas no § 4º do art. 4º da Res. CD-034/03, com redação dada pela Res. CD-008/17;
  V- procedimentos e prazos para a interposição e julgamento de pedidos de reconsideração e recursos;
  VI- cronograma do processo eleitoral, desde a inscrição até homologação do resultado final. 
  
  

• Ação 3: Enviar ofício à entidade representativa discente, legal e formalmente constituída perante o CEFET-MG, solicitando indicação dos representantes discentes
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Ofício 
  
  Observações/Recomendações 
  
  i.    Para a indicação dos representantes discentes, consultar o § 2º do art. 5º da Resolução CD-034/03, com redação dada pela Res. CD-008/17
  ii.    Podem ser indicados alunos com matrícula ativa no programa
  iii.    Indicar no ofício o prazo estipulado para a indicação, conforme cronograma do processo eleitoral 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  I.    O Ofício deve ser gerado e assinado no SIPAC/Protocolo. 
  
  

• Ação 4: Promover a escolha dos representantes discentes
  Executor: Entidade representativa discente, legal e formalmente constituída perante o CEFET-MG
  Observações/Recomendações 
  
  a.    Podem ser indicados alunos com matrícula ativa no Programa de Pós-Graduação 
  
  

• Ação 5: Notificar a Comissão Eleitoral acerca dos nomes escolhidos no processo eleitoral
  Executor: Entidade representativa discente, legal e formalmente constituída perante o CEFET-MG
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Ofício 
  
  

• Ação 6: Receber e analisar as inscrições dos candidatos ao Colegiado do Programa de Pós-Graduação
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Formulário de inscrição de chapa
  b.    Ata de homologação de inscrições 
  
  Observações/Recomendações 
  
  i.     Registrar os atos praticados e as ocorrências eventualmente verificadas
  ii.    O processo eleitoral refere-se à vagas identificadas como eletivas no Edital de Convocação 
  
  

• Ação 7: Publicar inscrições homologadas na página eletrônica prevista no Edital
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Ata de homologação de inscrições 
  
  

• Ação 8: Executar o processo para escolha (votação) do Colegiado, registrando todos os atos e ocorrências verificados durante a eleição
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Ata de votação e de apuração do resultado
  b.    Ata do processo eleitoral 
  
  

• Ação 9: Publicar Resultado de Apuração da Eleição na página eletrônica prevista no Edital
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Resultado de Apuração da Eleição 
  
  

• Ação 10: Receber pedido de reconsideração quanto ao Resultado de Apuração da Eleição
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Formulário de pedido de reconsideração à CEL 
  
  

• Ação 11: Julgar o(s) pedido(s) de reconsideração quanto ao Resultado de Apuração da Eleição
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Formulário de pedido de reconsideração à CEL
  b.    Resultado de Apuração da Eleição 
  
  Observações/Recomendações 
  
  i.    Caso o pedido de reconsideração seja negado, o demandante poderá recorrer (via recurso) ao Colegiado do Programa, como instância superior 
  
  

• Ação 12: Publicar o(s) parecer(es) quanto a(os) pedido(s) de reconsideração e o Resultado Preliminar na página eletrônica prevista no Edital
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Parecer quanto ao pedido de reconsideração
  b.    Resultado Preliminar 
  
  

• Ação 13: Abrir processo eletrônico relativo ao processo eleitoral realizado, instruindo-o com toda a documentação pertinente (atas, memorandos, ofícios e demais documentos)
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Processo eletrônico no SIPAC, instruído com toda a documentação produzida 
  
  Observações/Recomendações 
  
  i.    Anexar ao processo:
  1.    Portaria de designação da CEL;
  2.    Edital de convocação de eleições para o Colegiado do Programa;
  3.    Ata de homologação de inscrições;
  4.    Ata de votação e de apuração de resultado;
  5.    Ata do processo eleitoral, findo e julgados todos os pedidos de reconsideração interpostos;
  6.    Memorandos, ofícios e outros documentos emitidos em relação ao processo eleitoral.
  7.    Resultado Preliminar 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  i.    No campo Tipo do Processo, escolher a opção “COMPOSIÇÃO DE COLEGIADO DE PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO” 
  
  

• Ação 14: Receber dos interessados os recursos interpostos contra o Resultado Preliminar
  Executor: Presidente do Colegiado
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Formulário de Interposição de Recurso 
  
  

• Ação 15: Convocar reunião do Colegiado do Programa para avaliar a regularidade do processo eleitoral e da documentação produzida e para julgamento de recurso(s) interposto(s) contra o Resultado Preliminar, se houver. Em caso de pendências com a documentação, retornar o processo ao responsável por saná-las
  Executor: Presidente do Colegiado
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Resultado Preliminar
  b.    Recurso(s) interposto(s)
  c.    Resolução do Colegiado do Programa acerca da regularidade do processo eleitoral e do resultado do julgamento de recursos (quando houver) 
  
  Observações/Recomendações 
  
  i.    Verificar se a documentação produzida atende ao estabelecido nas normas internas vigentes
  ii.    Se houver recursos interpostos, estes devem ser julgados e o Resultado Final deverá constar da Ata de Reunião do Colegiado do Programa
  iii.    A Resolução do Colegiado do Programa deve ser adicionada ao processo eletrônico no SIPAC 
  
  

• Ação 16: Encaminhar o processo eletrônico à CEL para publicação do Resultado Final
  Executor: Presidente do Colegiado

• Ação 17: Publicar o Resultado Final da Eleição na página eletrônica prevista no Edital, adicionado uma cópia ao processo eletrônico
  Executor: CEL

• Ação 18: Encaminhar o processo eletrônico à Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG) para análise e homologação
  Executor: CEL
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Processo eletrônico no SIPAC, instruído com toda a documentação produzida
  b.    Formulário para a solicitação de homologação do resultado da eleição dos Representantes de Colegiado do Programa 
  
  

• Ação 19: Verificar a conformidade do processo de eleição para composição do Colegiado do Programa e, se for o caso, homologar o resultado final. Em caso de pendências com a documentação, retornar o processo ao responsável por saná-las
  Executor: Agente da DPPG
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Checklist de verificação de documentos 
  
  Observações/Recomendações 
  
  a.    Verificar se a documentação enviada atende ao requisitado nas normas internas vigentes 
  
  

• Ação 20: Exarar Portaria de nomeação do Colegiado do Programa, conforme previsto na Portaria DIR-1214/18
  Executor: Diretor da DPPG
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Portaria de nomeação do Colegiado do Programa 
  
  Observações/Recomendações 
  
  a.    Elaborar Portaria de homologação do resultado final do processo eleitoral e nomeação do Colegiado do Programa
  b.    A portaria deve conter, no mínimo:
  I- número do processo eletrônico referente ao processo eleitoral objeto da homologação;
  II- nome completo do Programa sob gestão do Colegiado do Programa;
  III- nome completo e matrícula SIAPE do Coordenador e Adjunto do Programa eleitos;
  IV- nome completo e matrícula SIAPE dos representantes docentes eleitos (titular e suplente), bem como o segmento representado;
  V- nome completo e número de matrícula dos representantes discentes eleitos (titular e suplente, bem como o segmento representado;
  VI- datas de início e término dos mandatos dos eleitos, observando o disposto no art. 2º da Res. CD-022/17, e no art. 6º da Res. CD-034/03, e que não pode haver designação para datas retroativas.
  VII- número e data de publicação da Portaria referente à nomeação do Colegiado anterior, que deverá ser revogada expressamente 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  i.    A Portaria de nomeação deve ser gerada e assinada no SIPAC/Protocolo
  ii.    O documento possui Portaria-modelo cadastrada no SIPAC. Ao criá-lo, em Tipo de Documento, escolher a opção Portaria e, em Forma do Documento, escolher a opção Carregar Modelo Unidade. 
  
  

• Ação 21: Anexar a Portaria de nomeação do Colegiado do Programa ao processo eletrônico
  Executor: Agente da DPPG
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Portaria de nomeação do Colegiado do Programa 
  
  Observações/Recomendações 
  
  i.    A DPPG deverá encaminhar uma cópia da Portaria de nomeação, via Memorando Eletrônico:
  a.    aos representantes,
  b.    à Coordenação do Programa,
  c.    à Secretaria de Registro e Controle Acadêmico e
  d.    à CGAP para atualização da pasta funcional
  ii.    A SRCA deverá tomar as providências cabíveis e arquivar a Portaria 
  
  

• Ação 22: Enviar o processo eletrônico de Composição do Colegiado do Programa à sua respectiva Coordenação de Programa
  Executor: Agente da DPPG
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a)    Processo eletrônico de Composição de Colegiado de Programa de Pós-Graduação 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  I- Ao redigir o despacho, solicitar que a Coordenação do Programa proceda com o arquivamento do processo, incluindo o texto a seguir:
  “O processo eletrônico de composição do Colegiado do Programa ficará arquivado na Coordenação e deverá ser reaberto em caso de necessidade de recomposição do Colegiado do Programa no decurso da legislatura corrente” 

• Ação 23: Atualizar registros da Coordenação e do Colegiado do Programa no SIGAA
  Executor: Agente da SRCA
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Portaria de nomeação do Colegiado do Programa 
  
  

• Ação 24: Gerar e encaminhar uma planilha consolidada com os dados dos Coordenadores de programas para a dispensa e nova designação na função comissionada do cargo
  Executor: Agente da DPPG
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Planilha consolidada com os dados dos Coordenadores
  b.    Memorando Eletrônico encaminhando planilha ao Gabinete da Diretoria-Geral 
  
  Observações/Recomendações 
  
  a.    A planilha consolidada deve conter, no mínimo:
  I- nome completo e matrícula SIAPE do Coordenador que será dispensado;
  II- nome completo e matrícula SIAPE do Coordenador que será designado;
  III- identificação do curso (campus e nome) 
  
  

• Ação 25: Atualizar registros do Colegiado do Programa
  Executor: Agente do GDG
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a.    Processo eletrônico de Composição de Colegiado de Programa de Pós-Graduação  
  
  Observações/Recomendações 
  
  I.    Atualizar planilha com dados dos novos Coordenadores e membros do Colegiado do Programa na pasta “Z” do Gabinete 
  
  

• Ação 26: Solicitar à CGAP a designação dos servidores relacionados na Etapa 24 e atualização da pasta funcional
  Executor: Chefe do GDG
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  i.    Para a solicitação de designação de função, proceder conforme descrito no PP-036 
  
  

• Ação 27: Arquivar o processo eletrônico no SIPAC
  Executor: Agente da Coordenação do Programa
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a)    Processo eletrônico de Composição de Colegiado de Programa de Pós-Graduação 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  1.    Conforme a Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, o arquivamento de documento(s) avulso(s) ou processo(s) ocorrerá diante das seguintes condições:
  a.    Por deferimento ou indeferimento do pleito;
  b.    Pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou
  c.    Por decisão motivada de autoridade competente 
  
  

4.2 PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.2.1    Este processo é executado bienalmente, sempre durante o mês de setembro dos anos pares (ver art. 2º da Res. CD-022/17).

4.2.2    Deve haver Coordenador de Programa devidamente designado e em exercício da função. Não havendo Coordenador em exercício, o Diretor de Pesquisa de Pós-Graduação assumirá a responsabilidade por desempenhar todos os atos e procedimentos necessários à designação de um Coordenador de Programa pro-tempore, conforme estabelecido no procedimento PP-076.

4.2.3    Deve haver uma Comissão Eleitoral Local (CEL) do Programa devidamente constituída. Não havendo CEL, o Diretor de Pesquisa de Pós-Graduação deverá convocar reunião da assembleia para deliberar acerca da constituição Comissão Eleitoral Local (ver § 5º do art. 5º da Res. CD-034/03, com redação dada pela Res. CD-008/17).

4.2.4    Para cursos recém-criados, deverá ser indicado, pela Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação, um Colegiado pro-tempore com período de mandato até o término da legislatura vigente na instituição para os cursos já existentes.

4.3 INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO

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4.4 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

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5 HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 03/08/2020
Versão: 3.0
Autor: Henrique Elias Borges
Arquivo Digital: PP-063_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva e Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Revalidação do documento para mais 01 (um) ano, SEM alterações em seu texto

Data: 17/02/2019
Versão: 2.0
Autor: Henrique Elias Borges
Arquivo Digital: PP-063_R2_F11_Va1
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva e Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Revisão das Ações e Etapas descritas no procedimento, corrigindo pontos que demandaram melhoria

Data: 24/01/2019
Versão: 1.0
Autor: Henrique Elias Borges
Arquivo Digital: PP-063_R1_F11_Va1
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva e Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Emissão Inicial

6 INFORMAÇÕES DE CONTROLE

Classificação SIP
Área: Ensino
Macro-Serviço:
Serviço:
Sub-Serviço:

Nome(s) Alternativo(s)
Composição de Colegiado de Programa

7 DOCUMENTOS ADICIONAIS

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8 PERGUNTAS FREQUENTES

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