PP-118
Clique na imagem para ver a representação gráfica (PDF)
O processo de trabalho PAGAR BOLSA DE AÇÃO DE EXTENSÃO ocorre para que sejam registradas e tramitadas, via processo eletrônico no SIPAC/Protocolo, todas as solicitações de repasse financeiro aos discentes, com vínculo ativo e regular junto a curso de nível médio, graduação ou pós-graduação que foram selecionados nos Editais de fomento relativos às atividades de extensão do CEFET-MG.
– Discente Bolsista
– Coordenador da Ação de Extensão (CAE)
– Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
– Divisão de Finanças (DIF)
As subseções a seguir visam apresentar uma introdução sobre o tema em foco nesse documento, termos-chave associados, os participantes em sua elaboração, símbolos, siglas e abreviaturas aplicáveis, as definições e conceitos básicos pertinentes ao assunto, bem como as referências legais e demais normas cabíveis.
O Programa de Bolsas de Extensão, regulamentado pela Resolução CD-015/20, constitui-se como apoio e estímulo à participação de discentes, dos cursos de educação profissional e tecnológica de nível médio, graduação e pós-graduação do CEFET-MG, nas Atividades de Extensão, por meio do financiamento de Bolsas com recursos oriundos do orçamento da União e/ou de receita própria da instituição ou de ações de extensão junto a instituições parceiras.
O citado Regulamento fixa as normas para a concessão, pagamento, execução e prestação de contas de bolsas de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional e estímulo à inovação pelo CEFET-MG e por Fundação de Apoio, elaborado e aprovado através de Reunião do Conselho Diretor, ficando a sua administração a cargo de cada diretoria especifica.
Ação de Extensão; Atividades de Extensão; Bolsas de Extensão; Discentes Bolsistas; Pagamento
3.3 PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO
Flávia de Paula Dias (DEDC)
Ulisses Cotta Cavalca (DEDC)
3.5 PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO
Patterson Patrício de Souza (DEDC)
3.6 SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS
CAE – Coordenador da Ação de Extensão
DEDC – Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário
GRU – Guia de Recolhimento da União
LC – Lista de Credores
SIGAA – Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas
SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal
TC – Termo de Compromisso do Discente Bolsista
TR – Termo de Rescisão do Discente Bolsista
3.7 DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS
Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:
Ação de extensão: ações que promovam o diálogo entre o CEFET-MG e os diferentes setores da sociedade com objetivo comum de propiciar o desenvolvimento humano, social e tecnológico.[1]
Bolsa de Extensão: caracterizada como doação a título de incentivo ou de atendimento de necessidades estabelecidas pelo projeto ou programa de natureza acadêmica ao qual estão vinculadas; não integram a base de cálculo da contribuição previdenciária e são isentas de imposto de renda, desde que evidenciada, no projeto ou programa, a inexistência de contraprestação de serviços e de vantagem econômica para o doador, nos termos do art. 26 da Lei n° 9.250, de 26 de dezembro de 1995. Não se constituem e nem se categorizam como prestação pecuniária de natureza salarial.[1]
Discente Bolsista: modalidade de participação remunerada em uma ação de extensão, em que o discente recebe uma bolsa paga com recursos financeiros oriundos do orçamento da União, da receita própria da instituição ou de ações de extensão junto a instituições parceiras.[2]
3.8 REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS
[1] Resolução CD-021/22, de 11/08/2022 (Consolida o Regulamento do Conselho de Extensão do CEFET-MG).
Resolução CD-015/20, de 30/06/2020 (Regulamenta a concessão de bolsas de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional e estímulo à inovação pelo CEFET-MG e por Fundação de Apoio).
Resolução CD-034/22, de 23/12/2022 (Dispõe sobre os parâmetros e diretrizes para fixação dos valores referenciais de bolsas de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional e estímulo à inovação e dá outras providências).
Resolução CEPE-13/21, de 27/05/2021 (Aprova o Regulamento para as equipes de competição do CEFET-MG).
[2] Resolução CEPE-4/22, de 10/06/2022 (Aprova o Regulamento da Participação Discente na Organização e Execução de Ações de Extensão do CEFET-MG)
As subseções a seguir visam apresentar o detalhamento da atividade, os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução, os cuidados especiais aplicáveis, as metas definidas para eventos específicos componentes da atividade, os indicadores a serem acompanhados (itens de controle e de verificação), bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinente ao assunto.
Nos tópicos a seguir apresentaremos os procedimentos e documentos necessários para efetuar o pagamento das bolsas de extensão em tempo hábil.
4.2 COMO O PROCESSO É INICIADO
A atividade tratada neste PP é iniciada pelo(a) coordenador(a) da ação com o cadastro, no SIPAC, do documento “Termo de Compromisso do Discente Bolsista (Ação de Extensão)”, com modelo padrão a ser preenchido e assinado, pelo coordenador e pelo discente bolsista. Uma cópia PDF do Termo de Compromisso (assinado) deverá ser anexada pelo(a) coordenador(a) da ação, no SIGAA, juntamente com o correspondente Plano de Trabalho do discente bolsista.
A finalidade dessa subseção é apresentar os principais passos (etapas) a serem executados para a obtenção do resultado “Pagar bolsa de Ação de Extensão”.
As etapas abaixo estão numeradas de forma crescente. Entretanto, para compreensão da sequência de execução e dos caminhos alternativos existentes no processo de trabalho é imprescindível o uso do diagrama de fluxo da atividade. Para tanto, consulte o arquivo com a representação gráfica disponível na respectiva página deste procedimento no repositório MaPA – mapa.cefetmg.br
- Ação 1: Apurar situação dos bolsistas no mês de referência
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Termo de Compromisso do Discente Bolsista (Ação de Extensão)
b. Plano de Trabalho
Observações/Recomendações
1. O cadastro dos Termos de Compromisso do Discente Bolsista (TC) no SIGAA é pressuposto para início deste processo.
2. Mês de referência = mês em curso e sob apuração.
3. O levantamento dos dados ocorre entre os dias 15 e 20 de cada mês, após início formal da ação de extensão.
Orientações quanto às operações no SIGAA
i. Em Módulo Extensão do SIGAA, localize: “Informações Gerais >>Consultar Discentes Extensionistas”
- Ação 2: Verificar possíveis ocorrências no controle de cada bolsista no SIGAA
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Termo de Rescisão do Discente Bolsista (TR)
b. Termo de Compromisso do Discente Bolsista (TC)
Observações/Recomendações
1. Se Bolsista desligado no SIGAA, porém com Termo de Rescisão (TR) do bolsista ausente, executar etapa 3
2. Se Bolsista incluído no SIGAA, porém com Termo de Compromisso (TC) do bolsista ausente, executar etapa 4
3. Se Termo de Rescisão (TR) do bolsista incluído no SIGAA, após o ciclo de apuração do mês anterior, executar etapa 5
4. Se Termo de Compromisso (TC) do bolsista incluído no SIGAA, após o ciclo de apuração do mês anterior, executar etapa 11
5. Sem ocorrências, executar etapa 12
Orientações quanto às operações no SIGAA
i. Em Módulo Extensão do SIGAA, localize: “Informações Gerais >>Consultar Discentes Extensionistas”
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Elaboração do Termo de Rescisão (TR) do bolsista, que se desligará/desligou da ação, modelo padrão a ser preenchido e assinado pelo coordenador e pelo discente bolsista.
- Ação 3: Solicitar, ao CAE, a inserção do respectivo TR no SIGAA
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Termo de Rescisão do Bolsista Discente (TR)
Observações/Recomendações
1. O pagamento será proporcional até a data final registrada pelo CAE, no SIGAA.
2. Ocorre apenas a comunicação ao CAE pedindo a regularização. A solicitação feita ao CAE não impede o fluxo de pagamento, que segue normalmente.
Orientações quanto às operações no SIGAA
i. Em Módulo Extensão do SIGAA, localize: “Informações Gerais >>Consultar Discentes Extensionistas
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Elaboração do Termo de Rescisão (TR) do bolsista, modelo padrão a ser preenchido e assinado pelo coordenador e pelo discente bolsista.
- Ação 4: Solicitar, ao CAE, a inserção do respectivo TC no SIGAA
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Termo de Compromisso do Discente Bolsista (TC)
Observações/Recomendações
1. Não há pagamento enquanto não houver o TC no SIGAA.
Orientações quanto às operações no SIGAA
i. Em Módulo Extensão do SIGAA, localize: “Informações Gerais >>Consultar Discentes Extensionistas
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Elaboração do Termo de Compromisso (TC) do bolsista, modelo padrão a ser preenchido e assinado pelo coordenador e pelo discente bolsista.
- Ação 5: Apurar eventual valor a ser restituído pelo bolsista
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Termo de Rescisão do Bolsista (TR)
Observações/Recomendações
1. O(A) coordenador(a) da ação deve atentar-se da efetiva participação do discente na ação de extensão
Orientações quanto às operações no SIGAA
i. Em Módulo Extensão do SIGAA, localize: “Informações Gerais >>Consultar Discentes Extensionistas
- Ação 6: Emitir GRU
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Guia de Recolhimento da União (GRU)
Observações/Recomendações
1. O (A) coordenador(a) da ação solicita a emissão da GRU, via e-mail à DEDC
2. Necessidade de envio dos dados do discente (Nome, CPF, endereço completo e valor a ser restituído)
3. O(A) coordenador(a) remete ao discente a GRU para pagamento
4. O(A) coordenador(a) envia o comprovante de pagamento da GRU à DEDC, via e-mail.
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. No Processo de Pagamento incluir o comprovante de ressarcimento ao CEFET-MG
- Ação 7: Lançar pendência na planilha de controle de GRU em aberto
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Planilha de controle interno do Excel
Observações/Recomendações
1. Atentar ao controle das datas de entrada e saídas dos discentes bolsistas nas ações de extensão
2. O controle financeiro deve ocorrer a qualquer tempo da participação do discente bolsista enquanto sua execução
- Ação 8: Pagar GRU
Executor: Bolsista
Documento(s) Aplicável(is)
a. Guia de Recolhimento da União (GRU)
Observações/Recomendações
1. Pagamento da GRU (ressarcimento ao erário) é condição para prosseguimento do processo.
2. Obrigatório o ressarcimento ao CEFET-MG pelo valor recebido indevidamente
3. Após o pagamento, o bolsista deve enviar o comprovante de pagamento, via e-mail, ao coordenador(a) da ação de extensão.
4. Caberá à(ao) coordenador(a) da ação o encaminhamento do comprovante à DEDC (via e-mail).
- Ação 9: Adicionar comprovante de pagamento ao processo eletrônico de pagamento de bolsas
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Comprovante de pagamento da GRU
b. Relatório SINAPSE
Observações/Recomendações
1. Acompanhar o pagamento através do Relatório SINAPSE
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Inserir o documento comprobatório da devolução do recurso financeiro no Processo de Pagamento
- Ação 10: Baixar pendência na planilha de controle de GRU em aberto
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Planilha de controle interno do Excel
Observações/Recomendações
1. O controle financeiro deve ocorrer a qualquer tempo da participação do bolsista enquanto sua execução
- Ação 11: Apurar eventual valor a pagar do período não inserido no ciclo anterior
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Termo de Compromisso do Discente Bolsista (TC)
b. Plano de Trabalho
Observações/Recomendações
1. Atentar para a data de inclusão do Termo de Compromisso (TC) do discente
2. O controle financeiro deve ocorrer a qualquer tempo da participação do bolsista enquanto sua execução
Orientações quanto às operações no SIGAA
i. Em Módulo Extensão do SIGAA, localize: “Informações Gerais >>Consultar Discentes Extensionistas
- Ação 12: Atualizar planilha de controle de Bolsistas
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Planilha de controle interno do Excel
Observações/Recomendações
1. O controle participação do discente deve ocorrer a qualquer tempo enquanto de sua execução
- Ação 13: Incluir dados na plataforma SIAFI
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Planilha de controle interno do Excel
Observações/Recomendações
1. O controle da participação do discente deve ocorrer a qualquer tempo enquanto de sua execução
- Ação 14: Gerar número da LC
Executor: Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Lista de Credores (LC)
Observações/Recomendações
1. Verificação de dados corretos no Sistema (Nome do discente, CPF e dados bancários)
Orientações quanto às operações no SIAFI
i. Usar o comando ATULC
a. Para inserir novos dados, se necessário
b. Para atualizar dados, se necessário
- Ação 15: Localizar processo anual de pagamento de bolsistas
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Processo Eletrônico de Pagamento de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. O Processo Eletrônico de Pagamento de Bolsistas deve estar na caixa da Unidade da DEDC
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Caso o Processo Eletrônico de Pagamento de Bolsistas não esteja na DEDC, solicitar seu envio
- Ação 16: Adicionar LC ao processo administrativo
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. LC – Lista de Credores
Observações/Recomendações
1. Deve sempre ter seus dados conferidos para que não ocorre pagamentos indevidos à discentes bolsistas
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Inclusão da Lista de Credores (LC) no Processo Eletrônico de Pagamento de Bolsistas
- Ação 17: Emitir pedido de execução dos pagamentos do mês apurado
Executor: Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Despacho Informativo
Observações/Recomendações
1. Data limite para envio do pedido: até o dia 25 de cada mês
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Em Tipo de Documento, escolher:
• “DESPACHO INFORMATIVO”:
No texto do Despacho Informativo sempre informar o número da Lista de Credores (LC) e a qual mês refere-se o pagamento da bolsa
- Ação 18: Realizar liquidação e pagamento de bolsas e auxílios (PP-104)
Executor: Divisão de Finanças (DIF)
4.4 PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS
4.4.1 Todos os discentes bolsistas devem ter sido previamente selecionados sob as diretrizes de um Edital de Fomento da DEDC vigente.
4.4.2 Para que recebam o valor financeiro mensal devem ter seus respectivos Termos de Compromisso do Discente Bolsista (TC) e o seu Plano de Trabalho inclusos no SIGAA
4.4.3 O discente bolsista deve se comprometer a cumprir o que foi estabelecido no Plano de Trabalho cumprindo a carga horária e mantendo seus dados bancários sempre atualizados junto à coordenação da ação de extensão.
4.4.4 O(A) coordenador(a) da ação deve estar sempre atendo(a) a participação/frequência do discente nas atividades desenvolvidas de extensão.
4.5 INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.
4.6 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.
Data: 16/02/2024 (Aprovação) | 01/03/2024 (Vigência)
Versão: 1.0
Autor: Flávia de Paula Dias
Arquivo Digital: PP-118_R1_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Aprovação Inicial (Portaria Normativa DEDC/CEFET-MG Nº 3, de 16 de fevereiro de 2024)
Classificação SIP
Área: Extensão
Macro-Serviço
Serviço
Sub-Serviço
Nome Alternativo: Pagamento de bolsa de ação de extensão
a) A DEDC disponibiliza documentação complementar e com mais orientações em seu endereço eletrônico. Para consultar, acesse as páginas:
i. Modelos de documentos e guias com orientações:
https://www.dedc.cefetmg.br/guias/
https://www.dedc.cefetmg.br/documentos/
ii. Aulas do curso “Introdução à Extensão”, elaborado e ministrado pela DEDC:
https://www.dedc.cefetmg.br/integracaodaextensao/
a. Qual a implicação da ausência do Termo de Compromisso do Discente Bolsista (TC), no SIGAA?
R. Não há pedido de pagamento da bolsa, até que o documento (TC) esteja incluído no sistema. Caso haja divergência da data de início com a data de cadastro do Termo do Compromisso do Discente Bolsista (TC) no SIGAA, prevalecerá a data de inclusão do TC no sistema. NÃO há pagamento retroativo.
