PP-133
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1 OBJETIVO
O processo de trabalho SUBSTITUIR E/OU DESLIGAR BOLSISTA DE MESTRADO E/OU DOUTORADO ocorre para que seja realizado, mediante solicitação formal, o desligamento, a exclusão ou a inclusão de bolsistas dos Programas de Pós-graduação stricto sensu do CEFET-MG, visando o correto repasse financeiro aos beneficiários.
2 CAMPO DE APLICAÇÃO
– Bolsista PPG
– Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
– Programa de Pós-Graduação Stricto Sensu (PPG)
3 CONTEÚDO GERAL
As subseções a seguir visam apresentar uma introdução sobre o tema em foco nesse documento, os termos-chave associados, os participantes em sua elaboração, os símbolos, as siglas e abreviaturas aplicáveis, as definições e os conceitos básicos pertinentes ao assunto, bem como as referências legais e demais normas cabíveis.
3.1 INTRODUÇÃO
O Programa Institucional de Bolsas de Mestrado e Doutorado do CEFET-MG vincula-se à política institucional de fomento ao ensino de pós-graduação stricto sensu, que visa a promover a formação, em nível de mestrado e de doutorado, de recursos humanos altamente qualificados necessários ao país e cuja atuação resulte em benefícios para a sociedade (Art. 1º da Resolução CD n. 32/22, de 27 de outubro de 2022).
Cabe ressaltar que se trata de um recurso destinado aos estudantes frequentes, cabendo ao Orientador do bolsista atestar a assiduidade mensal do estudante e ao Coordenador do PPG notificar essa frequência à DPPG, além de informar o desligamento, quando ocorrer antes do término do período previsto para conclusão dos trabalhos ou quando houver a defesa da dissertação ou tese.
3.2 TERMOS-CHAVE
Substituição de bolsista; Saída de bolsista; Bolsista Pós-Graduação stricto sensu; Implementação de bolsista; Cancelamento de bolsista
3.3 PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO
Tales Siqueira da Cruz (DPPG)
3.4 PARTICIPANTES NA REVISÃO
Laíse Ferraz Correia (DPPG)
3.5 PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO
Conrado de Souza Rodrigues (DPPG)
3.6 SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS
CAPES – Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior
CD – Conselho Diretor
CES – Câmara de Educação Superior
CNE – Conselho Nacional de Educação
CNPq – Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico
DG – Diretoria Geral
DPG – Diretoria de Planejamento e Gestão
DPPG – Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação
FAPEMIG – Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais
PPG – Programas de Pós-Graduação
SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal
3.7 DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS
Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:
Coordenador da Cota: responsável por administrar a cota concedida ao Programa de Pós-Graduação pela agência pública de fomento ou pelo CEFET-MG, podendo ser o próprio Diretor de Pesquisa e Pós-Graduação ou o Coordenador do PPG, a depender da modalidade de concessão.
Memorando: modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Forma de comunicação eminentemente interna.
Mês de referência: mês encerrado e sob apuração
3.8 REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS
Resolução CNE/CES Nº 001 de 03 de abril de 2001 (Estabelece normas para o funcionamento de cursos de Pós-Graduação)
Resolução CNE/CES nº 7, de 11 de dezembro de 2017 (Estabelece normas para o funcionamento de cursos de pós-graduação stricto sensu)
Portaria Capes n. 76, de 14 de abril de 2010 (Aprova o novo Regulamento do Programa de Demanda Social da CAPES)
Portaria Capes n. 28, de 12 de fevereiro de 2021 (Consolida critérios para distribuição de bolsas da CAPES no âmbito do Programa de Demanda Social (DS)
Resolução CEFET-MG CD n. 32/2022, de 27 de outubro de 2022 (Aprova o Regulamento do Programa Institucional de Bolsas de Mestrado e Doutorado do CEFET-MG)
4 CONTEÚDO ESPECÍFICO
As subseções a seguir visam apresentar o detalhamento da atividade, os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução, os cuidados especiais aplicáveis, as metas definidas para eventos específicos componentes da atividade, os indicadores a serem acompanhados (itens de controle e de verificação), bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinente ao assunto.
4.1 COMO O PROCESSO É INICIADO
A atividade tratada neste PP é iniciada com a comunicação, via Memorando Eletrônico, da Coordenação do PPG à DPPG acerca da ocorrência de desligamento de bolsista do Programa de Pós-Graduação.
4.2 DETALHAMENTO DA ATIVIDADE
A finalidade desta subseção é apresentar os principais passos (etapas) a serem executados para a obtenção do resultado “Substituir e/ou Desligar bolsista de Mestrado e/ou Doutorado”.
As etapas abaixo estão numeradas de forma crescente. Entretanto, para compreensão da sequência de execução e dos caminhos alternativos existentes no processo de trabalho é imprescindível o uso do diagrama de fluxo da atividade. Para tanto, consulte o arquivo com a representação gráfica disponível na respectiva página deste procedimento no repositório MaPA – mapa.cefetmg.br
- Ação 1: Notificar sobre cancelamento ou substituição de bolsista
Executor: Coordenador PPG
Documento(s) Aplicável(is)
a. Memorando Eletrônico
Observações/Recomendações
1. PRAZO LIMITE para informar cancelamento (por agência pagadora):
·FAPEMIG: dia 25 de cada mês
·CAPES: dia 08 de cada mês
·CEFET-MG: dia 08 de cada mês
2. Memorando Eletrônico deverá informar a agência de fomento e conter documentação do novo bolsista
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Para envio do Memorando Eletrônico, a Coordenação do PPG deve utilizar:
• Aba “Memorandos”
• Cadastrar Memorando
- Ação 2: Excluir bolsista da planilha “Folha de Pagamento”
Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Planilha “Folha de Pagamento”
Observações/Recomendações
1. Planilha “Folha de Pagamento”: documento com as informações básicas necessárias para solicitação de pagamento de bolsista, tais como Nome do bolsista, Nome do Curso, CPF, Valor da bolsa, Dados Bancários.
- Ação 3: Excluir bolsista da plataforma
Executor: Coordenador da cota
Observações/Recomendações
1. As operações devem ocorrer na plataforma/sistema específico da agência de fomento:
· CNPq: Plataforma Carlos Chagas
· CAPES: Plataforma CAPES
· FAPEMIG: Plataforma EVEREST
· CEFET-MG: SIAFI
Orientações quanto às operações na Plataforma CARLOS CHAGAS
i. Acessar a Plataforma Carlos Chagas e selecionar o tipo de bolsa (Mestrado ou Doutorado). Na sequência, acessar Gerenciamento de Bolsas > Alteração e Cancelamento. Identificar o aluno na lista e escolher a opção referente à exclusão.
Orientações quanto às operações na Plataforma da CAPES
i. Consultar a concessão;
ii. Localizar o programa CAPES pelo qual a bolsa foi inserida;
iii. Selecionar “Ocorrências” e “Finalizar bolsa”.
Orientações quanto às operações na Plataforma EVEREST
i. Para exclusão, seguir o caminho: “Bolsas de Cotas -> Encerrar”;
ii. Para substituição, seguir o caminho: “Bolsas de Cotas -> Implementar”. Essa etapa deve ocorrer após a exclusão do aluno removido e o termo de outorga gerado em “Bolsas de Cotas -> Termo de Compromisso”, pois o número da cota implementada deverá ser o mesmo.
Orientações quanto às operações no SIAFI
i. Usar o comando ATULC;
ii. Localizar o CPF do bolsista e excluí-lo utilizando o dígito “E”.
- Ação 4:Preencher formulário específico da agência de fomento
Executor: Coordenador da cota
Documento(s) Aplicável(is)
a. Formulário, conforme agência de fomento.
Orientações quanto às operações na Plataforma da CAPES
i. Usar o Formulário Capes de implementação de bolsas.
Orientações quanto às operações na Plataforma EVEREST
i. Seguir o caminho: “Bolsas de Cotas -> Gerar Termo de Compromisso”.
- Ação 5: Analisar documentação referente ao novo bolsista
Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Memorando Eletrônico
b. Formulários preenchidos da agência de fomento + documentação pessoal do bolsista exigida pela agência
Observações/Recomendações
1. A bolsa só poderá ser implementada caso todos os requisitos dos formulários sejam atendidos e os documentos pessoais devidamente enviados.
- Ação 6: Verificar se novo bolsista já foi beneficiário (agência de fomento ou CEFET-MG)
Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Lista de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. As agências de fomento deverão ser consultadas e, a partir do número do CPF do bolsista, verificada a quantidade de bolsas já recebidas pelo aluno por meio do programa de pós-graduação ao qual está vinculado.
a. IMPORTANTE: é necessário deduzir o número de bolsas recebidas daquelas ainda a receber, para que não haja pagamento indevido.
2. Durante a consulta, deve-se atentar para o tipo de bolsa que está sendo feita a verificação (Mestrado ou Doutorado), já que o aluno pode ter recebido bolsas de mestrado por aquela agência de fomento.
- Ação 7: Apurar quantidade de bolsas recebidas
Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Lista de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. Considerar, para concessão de bolsas de mestrado e doutorado, os limites de 24 (vinte e quatro) parcelas para o aluno regular de mestrado, e 48 (quarenta e oito) parcelas para o aluno regular de doutorado, dentro do prazo regular do curso.
- Ação 8: Realizar cadastro na plataforma
Executor: Bolsista PPG
Orientações quanto às operações na EVEREST
i. Em “http://everest.fapemig.br/Home/login”, clicar em “Cadastrar” e seguir as solicitações da tela.
- Ação 9: Implementar bolsista na plataforma
Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Termo de Compromisso
Observações/Recomendações
1. Para que a bolsa tenha vigência a partir do mês de implementação, ela deve ser incluída na plataforma até o dia 14 do mesmo mês.
Orientações quanto às operações na Plataforma EVEREST
i. Após o termo de compromisso ter sido assinado pelo aluno e pelo coordenador do programa, conforme etapa 4, seguir o caminho: “Bolsas de Cotas -> Implementar”.
- Ação 10: Incluir bolsista na Plataforma
Executor: Coordenador da cota
Documento(s) Aplicável(is)
a. Formulário de implementação CAPES.
Observações/Recomendações
1. Ação se aplica aos bolsistas CAPES e CNPq.
2. CAPES: Consultar o ofício com o calendário de abertura do sistema SCBA de cada ano, para saber os prazos de implementação de bolsas na plataforma da Capes, conforme o mês de implantação.
Orientações quanto às operações na Plataforma CARLOS CHAGAS
i. Acessar a Plataforma Carlos Chagas e selecionar o tipo de bolsa a ser implementada (Mestrado, Doutorado). Na sequência, acessar Gerenciamento de Bolsas –> Indicação. Na página seguinte, preencher os dados do projeto, do bolsista, do orientador e o período de vigência da bolsa.
Orientações quanto às operações na CAPES
i. Consultar a concessão;
ii. Localizar o programa CAPES pelo qual a bolsa foi inserida;
iii. Selecionar “Cadastrar Beneficiários”.
- Ação 11: Incluir bolsista na planilha “Folha de Pagamento”
Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Lista de Bolsistas
b. Folha de Pagamento
- Ação 12: Atualizar planilha de controle de bolsistas
Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
Documento(s) Aplicável(is)
a. Lista de Bolsistas
b. Folha de Pagamento
Orientações quanto às operações no SIAFI
i. Usar o comando ATULC.
4.3 PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento
4.4 INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO
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4.5 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento
5 HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES
Data: 23/08/2023 (Aprovação) | 01/09/2023 (Vigência)
Versão: 2.0
Autor: Tales Siqueira da Cruz
Arquivo Digital: PP-133_R2_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva
Modificações: Procedimento revalidado COM alterações (Portaria Normativa DPPG/CEFET-MG nº 3, de 23/08/2023)
Data: 15/06/2021 (Aprovação) | 22/06/2021 (Vigência)
Versão: 1.0
Autor: Maria Cristina de Oliveira Gomes
Arquivo Digital: PP-133_R1_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva
Modificações: Aprovação Inicial (Portaria SIP-MAPA nº 3/2021 -DPPG)
6 INFORMAÇÕES DE CONTROLE
Classificação SIP
Área: Ensino
Macro-Serviço
Serviço
Sub-Serviço
Nome Alternativo: Substituição e/ou Desligamento de bolsista de Mestrado e/ou Doutorado
7 DOCUMENTOS ADICIONAIS
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8 PERGUNTAS FREQUENTES
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