PP-137
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O processo de trabalho PAGAR BOLSA DE ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL ocorre para que se realize o repasse financeiro aos estudantes do ensino médio/profissional e de graduação regularmente matriculados no CEFET-MG, que comprovem baixa condição socioeconômica e que apresentem dificuldades para custear as despesas acadêmicas. As etapas descritas neste procedimento se aplicam ao pagamento das bolsas Alimentação, Complementação Educacional e Permanência.
Ressalta-se que a comprovação da condição socioeconômica do estudante ocorre em momento anterior, mediante sua inscrição e análise da documentação pelos profissionais do Serviço Social, considerando os recursos disponíveis estabelecidos em orçamento anual. O estudante selecionado receberá mensalmente bolsa de assistência estudantil durante todo o ano letivo.
Coordenação de Desenvolvimento Estudantil (CDE)
Coordenação do Programa de Assistência Estudantil (CPAE)
Diretoria de Desenvolvimento Estudantil (DDE)
Diretoria de Campus (DC)
Divisão de Finanças (DIF)
As subseções a seguir visam apresentar uma introdução sobre o tema em foco nesse documento, termos-chave associados, os participantes em sua elaboração, símbolos, siglas e abreviaturas aplicáveis, as definições e conceitos básicos pertinentes ao assunto, bem como as referências legais e demais normas cabíveis.
Institucionalmente, em 2004, o CEFET-MG elaborou o Regulamento da Política de Assuntos Estudantis, com definição de princípios, objetivos, gestão, programas, público-alvo e forma de financiamento para subsidiar o atendimento aos estudantes.
Além do Regulamento, há o Programa de Bolsas da Assistência Estudantil que tem sua organização baseada no Decreto Federal Nº 7.234/2010, que dispõe sobre o Programa Nacional de Assistência Estudantil e em outros regulamentos institucionais.
As bolsas que compõem os programas da política estudantil são destinadas aos alunos do ensino médio/profissional e de graduação, sendo obrigatória a seleção dos estudantes conforme critérios socioeconômicos estabelecidos pela Coordenação do Programa de Assistência Estudantil/Diretoria de Desenvolvimento Estudantil, a qual ocorre no âmbito dos campi.
Repasse financeiro; Assistência Estudantil; Política Estudantil; Bolsa Estudantil; Programa de Política Estudantil
3.3 PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO
Luciana Laudares de Castro (DDE); Mateus Cattabriga de Barros (CDE); Raquel Mendonça Macedo Degano (CPAE)
Dilene Pinheiro da Silva (CPAE)
3.5 PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO
Ana Rute Ribeiro Matos de Faria (DDE)
3.6 SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS
CDE – Coordenação de Desenvolvimento Estudantil
CPAE – Coordenação do Programa de Assistência Estudantil
DDE – Diretoria de Desenvolvimento Estudantil
LC – Lista de Credores
SIAFI – Sistema de Administração Financeira
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
3.7 DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS
Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:
Bolsa Alimentação: auxílio financeiro mensal continuado aos estudantes atendidos nos programas de bolsas da Assistência Estudantil, sendo ofertado nos campi em que não há restaurante estudantil em funcionamento.
Processo: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento.
Programa Bolsa de Complementação Educacional: apoio financeiro continuado e complementação de aprendizagem com o cumprimento de 20 horas semanais em atividades / projetos correlatos ao curso do estudante. A seleção para o programa dar-se-á mediante a existência de projetos conforme edital para esta finalidade.
Programa Bolsa Permanência: auxílio financeiro mensal continuado aos estudantes com dificuldades para arcar com suas despesas acadêmicas, comprometendo sua permanência no curso.
Requisição de Pagamento de Bolsistas: tipo de documento utilizado para solicitar autorização de pagamento dos valores informados na folha de pagamento.
Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
3.8 REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS
Resolução CD-083/04, de 13/12/2004 (Aprova o Regulamento da Política de Assuntos Estudantis).
Decreto Nº 7.234/2010 (Dispõe sobre o Programa Nacional de Assistência Estudantil – PNAES).
Portaria Nº 5/2020 – DDE, de 28/11/2020 (Estabelece normas de acesso e utilização dos restaurantes estudantis e dos programas de Alimentação Estudantil, de Bolsa Permanência e de Bolsa de Complementação Educacional).
Regulamento do Programa de Alimentação Estudantil (Anexo II da Portaria DDE nº 05/2020) (Trata da Política de Assuntos Estudantis, abrangendo todos os campi do Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais).
Regulamento do Programa Bolsa de Complementação Educacional (Anexo IV da Portaria DDE nº 05/2020) (Fixa diretrizes gerais do Programa Bolsa de Complementação Educacional do CEFET-MG).
Regulamento do Programa Bolsa Permanência (Anexo III da Portaria DDE nº 05/2020) (Fixa diretrizes para o funcionamento do Programa Bolsa Permanência do CEFET-MG).
As subseções a seguir visam apresentar o detalhamento da atividade, os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução, os cuidados especiais aplicáveis, as metas definidas para eventos específicos componentes da atividade, os indicadores a serem acompanhados (itens de controle e de verificação), bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinente ao assunto.
4.1 COMO O PROCESSO É INICIADO
A atividade tratada neste Procedimento Padrão é iniciada:
– para Bolsa BCE: com a validação, pelo orientador, da Folha de frequência ou Relatório de atividades (caso se aplique) emitidos pelo estudante.
– para bolsas Alimentação e Permanência: com a emissão da Folha de Pagamento mensal.
A finalidade dessa subseção é apresentar os principais passos (etapas) a serem executados para a obtenção do resultado “Pagar bolsa de Assistência estudantil”.
As etapas abaixo estão numeradas de forma crescente. Entretanto, para compreensão da sequência de execução e dos caminhos alternativos existentes no processo de trabalho é imprescindível o uso do diagrama de fluxo da atividade. Para tanto, consulte o arquivo com a representação gráfica disponível na respectiva página deste procedimento no repositório MaPA – mapa.cefetmg.br.
As etapas 1 a 4 se referem, unicamente, à bolsa BCE. A partir da etapa 5, as ações abrangem TODAS as bolsas tratadas neste procedimento.
- Ação 1: Validar Folha de Frequência ou Relatório de Atividades (Bolsa BCE)
Executor: Orientador
Documento(s) Aplicável(is)
Registro de frequência ou Relatório de atividades
Observações/Recomendações
1. O envio da validação do registro da frequência ou do Relatório de Atividades dos bolsistas deverá ocorrer de 01 a 05 de cada mês (dia corrido);
2. O período de frequência ou do relatório de atividades do bolsista BCE, para fins de pagamento, será do dia 01 ao dia 31 de cada mês.
- Ação 2: Analisar relatório de frequência ou de atividades (Bolsa BCE)
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Registro de frequência ou Relatório de atividades
Observações/Recomendações
1. Deve-se registrar a documentação recebida na planilha eletrônica, com dados dos bolsistas selecionados
2. Caso o Registro de Frequência ou o Relatório de Atividades NÃO tenha sido entregue OU foi entregue fora do prazo, executar etapa 3
3. Caso o registro de frequência ou o Relatório de Atividades tenha sido entregue NO PRAZO, ir para etapa 4
- Ação 3: Avaliar justificativa apresentada pelo bolsista (Bolsa BCE)
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. A avaliação caberá à CDE responsável por acompanhar a execução do projeto no Campus
2. Caso a justificativa seja considerada NÃO PROCEDENTE, o bolsista será excluído do pagamento do mês.
3. Caso a justificativa seja ACEITA, ir para etapa 4.
- Ação 4: Manter bolsista na Folha de Pagamento do mês (Bolsa BCE)
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. Operação executada no Sistema de Seleção de Bolsistas
- Ação 5: Gerar Folha de Pagamento do mês
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. Folha de Pagamento gerada por Campus e por tipo de bolsa, constando níveis médio e graduação.
2. A Coordenação de Desenvolvimento Estudantil (CDE) abre o Sistema de Seleção Bolsista mensalmente para extrair a FOLHA DE PAGAMENTO do mês.
• Atualizações possíveis: i) o número de bolsistas pode variar de mês a mês, já que exclusões e inclusões no Sistema de Seleção de Bolsistas são realizadas pelos profissionais do Serviço Social frequentemente (saída de bolsistas e inclusão de novos inscritos como bolsistas no programa); ii) possibilidade de alteração de dados bancários informados pelo estudante, como troca de agência bancária para recebimento da bolsa.
• Inclusões ou exclusões no mês em apuração: Para bolsista BCE, o valor a receber será proporcional, sempre respeitando o valor mínimo estabelecido pela DDE, que é o valor em vigor da Bolsa Permanência, ou seja, nenhum bolsista BCE poderá receber valor inferior àquele definido para a Bolsa Permanência.
3. Caso ocorra atraso na entrega do parecer do Agente CDE responsável por analisar a justificativa apresentada pelo bolsista (atraso na entrega do Registro de Frequência ou do Relatório de Atividades), o pagamento será feito integralmente e, caso se aplique algum desconto, ele ocorrerá na próxima folha de pagamento.
- Ação 6: Editar Folha de Pagamento para padrão DDE do documento
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. Padrão DDE: modelo de documento estabelecido pela DDE
2. Caso a CDE NÃO possua suporte administrativo, seguir para etapa 7
3. Caso CDE POSSUA suporte administrativo, ir para etapa 11
- Ação 7: Encaminhar Folha de Pagamento para emissão de LC
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Folha de Pagamento
Observações/Recomendações
1. Envio do documento ocorre via e-mail
- Ação 8: Cadastrar Folha de Pagamento no SIAFI (gerar LC)
Executor: Agente Diretoria Campus
Observações/Recomendações
1. N° da LC será gerado automaticamente pelo SIAFI. O número constará na Folha de Pagamento padrão DDE.
- Ação 9: Informar n° LC referente a Folha de Pagamento
Executor: Agente Diretoria Campus
Observações/Recomendações
1. Informação é encaminhada por e-mail para a CDE demandante
- Ação 10: Registrar número da LC na Folha de Pagamento
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. N° da LC foi gerado automaticamente pelo SIAFI, conforme etapa 8.
2. É obrigatório constar esse número na Folha de Pagamento padrão DDE.
- Ação 11: Cadastrar Folha de Pagamento no SIAFI (gerar LC)
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. Aplica-se às CDEs que possuem suporte administrativo
- Ação 12: Registrar número LC na Folha de Pagamento do mês
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. N° da LC foi gerado automaticamente pelo SIAFI, conforme etapa 11.
2. É obrigatório constar esse número na Folha de Pagamento padrão DDE.
- Ação 13: Gerar arquivo PDF da Folha de Pagamento
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
Folha de Pagamento
- Ação 14: Cadastrar documento para solicitação de pagamento
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Folha de Pagamento
Observações/Recomendações
1. A solicitação de aprovação ocorre via inclusão dos assinantes no documento
2. A assinatura no documento “Requisição de Pagamento de Bolsistas” significa aprovação e autorização de pagamento dos valores informados
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Cadastrar como documento avulso (Aba Documentos)
• Em Tipo de Documento, selecionar “REQUISIÇÃO DE PAGAMENTO DE BOLSISTAS”
• Em Natureza do Documento, selecionar “RESTRITO”
• Em Assunto Detalhado, informar a qual folha se refere
• Em Assinantes do Documento, indicar: Agente CDE + Diretor de Unidade + Diretor DDE
• Documento deverá ser encaminhado para a DDE
- Ação 15: Assinar Requisição de Pagamento de Bolsistas
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. O executor poderá variar de campus para campus, podendo ser o Coordenador da CDE OU Assistente Social OU o responsável por gerar a LC no SIAFI.
- Ação 16: Assinar Requisição de Pagamento de Bolsistas
Executor: Diretor de Unidade
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
- Ação 17: Assinar Requisição de Pagamento de Bolsistas
Executor: Diretor DDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
- Ação 18: Analisar solicitação de pagamento
Executor: Agente DDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. Essa etapa ocorre a partir de data limite definida em cronograma da CPAE
2. Caso haja alguma INCONFORMIDADE, seguir para etapa 19
3. Caso a documentação esteja CONFORME, ir para etapa 28
- Ação 19: Avaliar natureza da correção
Executor: Agente DDE
- Ação 20: Notificar CDE solicitante sobre correções
Executor: Agente DDE
Observações/Recomendações
1. Quando é identificada alguma necessidade de correção, é feito contato (e-mail ou telefone) com a CDE solicitante informando da inconformidade. Após o contato, ocorrerá a devolução do documento, caso isso se aplique.
- Ação 21: Devolver documento SIPAC “Requisição de Pagamento de Bolsistas” para CDE solicitante
Executor: Agente DDE
- Ação 22: Arquivar Requisição de Pagamento de Bolsistas devolvida
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. Caso a correção indicada na etapa 20 exija exclusão da LC no SIAFI, executar etapa 23
2. Caso a correção indicada na etapa 20 NÃO exija exclusão da LC no SIAFI, ir para etapa 24
- Ação 23: Excluir LC referente à Requisição de Pagamento de Bolsistas devolvida
Executor: Agente CDE / Agente Diretoria Campus
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. Após a exclusão da LC:
• Caso seja necessário emitir nova Folha de Pagamento, retornar para etapa 6
• Caso confirme que a Folha de Pagamento NÃO era devida, NÃO HÁ novo pedido de pagamento (LC foi excluída e Folha de Pagamento arquivada/cancelada)
- Ação 24: Corrigir Folha de Pagamento do mês
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Folha de Pagamento
- Ação 25: Cadastrar novo documento no SIPAC/Protocolo
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Folha de Pagamento
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Cadastrar como documento avulso (Aba Documentos)
• Em Tipo de Documento, selecionar “REQUISIÇÃO DE PAGAMENTO DE BOLSISTAS”
• Em Natureza do Documento, selecionar “RESTRITO”
• Em Assunto Detalhado, informar a qual folha se refere
• Em Assinantes do Documento, indicar: Agente CDE + Diretor de Unidade + Diretor DDE
• Documento deverá ser encaminhado para a DDE
- Ação 26: Providenciar novo ciclo de assinaturas no documento
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. A assinatura no documento “Requisição de Pagamento de Bolsistas” significa aprovação e autorização de pagamento dos valores informados
- Ação 27: Notificar DDE sobre correções realizadas
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. Após contato, retornar para etapa 18
- Ação 28: Registrar dados e valores na planilha de execução do orçamento
Executor: Agente DDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Planilha de Execução do Orçamento
Observações/Recomendações
1. Planilha de registro de dados das Folhas de Pagamento e de acompanhamento dos valores gastos por nível de ensino.
- Ação 29: Fazer juntada da Requisição de Pagamento de Bolsistas ao processo eletrônico
Executor: Agente DDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. Processo eletrônico específico de cada campus
- Ação 30: Emitir pedido de execução de pagamentos
Executor: Agente DDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Despacho Informativo
Observações/Recomendações
1. Essa etapa ocorre a partir de data limite definida em cronograma da CPAE
- Ação 31: Realizar liquidação e pagamento de bolsas e auxílios
Executor: Agente DIF
Observações/Recomendações
1. Proceder conforme descrito no PP-104 (Realizar liquidação e pagamento de bolsas e auxílios)
4.3 PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS
4.3.1 Para inclusão nos Programas de Bolsas da Assistência Estudantil o estudante deverá ser aprovado nos critérios socioeconômicos estabelecidos pela Coordenação do Programa de Assistência Estudantil/Diretoria de Desenvolvimento Estudantil.
4.3.2 Ao estudante, previamente informado, caberá cumprir prazos e entregas estabelecidos pela Coordenação do Programa de Assistência Estudantil/Diretoria de Desenvolvimento Estudantil.
4.4 INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.
4.5 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.
Data: 04/12/2023 (Aprovação) | 20/12/2023 (Vigência)
Versão: 2.0
Autor: Luciana Laudares de Castro
Arquivo Digital: PP-137_R2_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva
Modificações: Procedimento revalidado SEM alterações no fluxo (Memorando Eletrônico nº 112/2023 – DDE/CEFET-MG).
Data: 28/09/2022 (Aprovação) | 05/10/2022 (Vigência)
Versão: 1.0
Autor: Luciana Laudares de Castro
Arquivo Digital: PP-137_R1_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva
Modificações: Aprovação Inicial (Portaria SIP-MAPA nº 7 /2022 – DDE )
Classificação SIP
Área: Ensino
Macro-Serviço
Serviço
Sub-Serviço
Nome(s) Alternativo(s): Pagamento de bolsa estudantil
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.
a. Como saber se o estudante foi selecionado ou não para as bolsas de assistência estudantil?
R. O estudante deve acompanhar o e-mail cadastrado no Sistema de inscrição. As informações/orientações serão encaminhadas para este e-mail.
Se ainda persistirem dúvidas, ele deve entrar em contato com a Coordenação de Desenvolvimento Estudantil do campus.
b. O estudante sendo bolsista, ele irá receber a bolsa durante todo o período em que estiver regularmente matriculado no CEFET-MG?
R. Não necessariamente. A seleção para o Programa de Bolsas é anual. Para participar do Programa o estudante deverá realizar inscrição anualmente e participar da seleção.
c. Há uma data específica para que seja realizado o depósito (crédito) do valor da bolsa na conta bancária do bolsista?
R. Há a previsão de que os depósitos sejam realizados no início de cada mês. Entretanto, o efetivo crédito depende de repasses do governo federal.
d. A conta bancária deve estar em nome do bolsista?
R. Sim. O crédito da bolsa será realizado somente na conta bancária em nome e CPF do estudante bolsista, mesmo que tenha menos de 18 anos de idade.
e. São aceitas contas corrente e poupança?
R. A conta bancária do estudante deferido para os Programas de Bolsas da Assistência Estudantil, deverá ser em nome e CPF do próprio estudante. São aceitas as modalidades corrente ou poupança, de qualquer banco, inclusive de bancos virtuais.
