PP-138
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O processo de trabalho PAGAR BOLSA EMERGENCIAL DE ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL consiste em repasse financeiro esporádico aos estudantes que apresentam condição socioeconômica desfavorável em virtude de situações transitórias, podendo acarretar comprometimento do aproveitamento escolar deste aluno no CEFET-MG.
A bolsa emergencial destina-se a alunos do ensino médio/profissional e de graduação regularmente matriculados, podendo ser solicitada em qualquer data do ano letivo.
O atendimento é efetuado mediante procura espontânea do estudante ou encaminhamento de outros setores, por meio de inscrição na página <www.selecaobolsistas.cefetmg.br>, reunindo os documentos necessários para a entrevista.
– Coordenação de Desenvolvimento Estudantil (CDE)
– Diretoria de Desenvolvimento Estudantil (DDE)
– Diretoria de Campus (DC)
As subseções a seguir visam apresentar uma introdução sobre o tema em foco nesse documento, termos-chave associados, os participantes em sua elaboração, símbolos, siglas e abreviaturas aplicáveis, as definições e conceitos básicos pertinentes ao assunto, bem como as referências legais e demais normas cabíveis.
O Programa de Bolsas da Assistência Estudantil desenvolvido no CEFET-MG tem sua organização baseada no Decreto Federal Nº 7.234/2010, o qual dispõe sobre o Programa Nacional de Assistência Estudantil.
O Programa de Bolsa Emergencial consta no Regulamento da Política de Assuntos Estudantis do CEFET-MG, que foi aprovado pela Resolução CD-083/04, de 13/12/2004. A finalidade da Bolsa Emergencial é dar suporte financeiro aos alunos que se encontram em situação de crise momentânea, que poderia acarretar em comprometimento do aproveitamento escolar.
O atendimento aos alunos é realizado mediante procura espontânea do estudante ou encaminhamento de outros setores, cabendo ao estudante realizar a inscrição na página específica do Programa e providenciar a documentação necessária para a etapa de entrevista.
Situação de crise; Vulnerabilidade socioeconômica; Repasse financeiro; Auxílio Estudantil esporádico; Bolsa emergencial.
3.3 PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO
Luciana Laudares de Castro (DDE); Mateus Cattabriga de Barros (CDE); Raquel Mendonça Macedo Delgano (CPAE)
Dilene Pinheiro da Silva (CPAE)
3.5 PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO
Ana Rute Ribeiro Matos de Faria (DDE)
3.6 SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS
CDE – Coordenação de Desenvolvimento Estudantil
CPAE – Coordenação do Programa de Assistência Estudantil
DDE – Diretoria de Desenvolvimento Estudantil
LC – Lista de Credores
SIAFI – Sistema de Administração Financeira
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
3.7 DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS
Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:
Processo: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento.
Programa Bolsa Emergencial: ajuda financeira esporádica aos estudantes que apresentam condição socioeconômica desfavorável em virtude de situações transitórias.
Requisição de Pagamento de Bolsistas: solicita autorização de pagamento dos valores informados na folha de pagamento.
Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
3.8 REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS
Resolução CD-083/04, de 13/12/2004 (Aprova o Regulamento da Política de Assuntos Estudantis);
Decreto Nº 7.234/2010 (Dispõe sobre o Programa Nacional de Assistência Estudantil – PNAES);
As subseções a seguir visam apresentar o detalhamento da atividade, os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução, os cuidados especiais aplicáveis, as metas definidas para eventos específicos componentes da atividade, os indicadores a serem acompanhados (itens de controle e de verificação), bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinente ao assunto.
4.1 COMO O PROCESSO É INICIADO
A atividade tratada neste Procedimento Padrão é iniciada com a inscrição do estudante no Sistema de Seleção de Bolsistas, relatando situação de vulnerabilidade socioeconômica transitória, a qual pode ser precedida ou não de atendimento presencial ou encaminhamento de outros setores.
A finalidade dessa subseção é apresentar os principais passos (etapas) a serem executados para a obtenção do resultado “Pagar bolsa emergencial de auxílio estudantil”.
As etapas abaixo estão numeradas de forma crescente. Entretanto, para compreensão da sequência de execução e dos caminhos alternativos existentes no processo de trabalho é imprescindível o uso do diagrama de fluxo da atividade. Para tanto, consulte o arquivo com a representação gráfica disponível na respectiva página deste procedimento no repositório MaPA – mapa.cefetmg.br.
- Ação 1: Analisar solicitação
Executor: Assistente Social
Documento(s) Aplicável(is)
a. Decreto nº 7.234/2010
b. Resolução CD-083/04, de 13/12/2004 (Aprova o Regulamento da Política de Assuntos Estudantis)
Observações/Recomendações
1. Solicitação de bolsa emergencial apresentada pelo estudante.
2. O contato inicial do aluno poderá ser presencial, mas obrigatoriamente ele deverá fazer o cadastro da solicitação no Sistema de Seleção de Bolsista.
- Ação 2: Emitir relatório
Executor: Assistente Social
Documento(s) Aplicável(is)
a. Relatório de Atendimento, registrado no sistema Seleção de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. Tanto a análise quanto a emissão de relatório ocorrem no Sistema de Seleção de Bolsista.
2. O relatório de atendimento apresenta:
• conclusão da análise (deferimento ou indeferimento)
• que a análise se refere ao pedido de bolsa emergencial
3. Caso a solicitação seja indeferida, executar etapa 3
4. Caso a solicitação seja deferida, ir para etapa 4
- Ação 3: Indeferir pedido no Sistema de Seleção de Bolsistas
Executor: Assistente Social
Documento(s) Aplicável(is)
a. Relatório de Atendimento registrado no sistema Seleção de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. Haverá alteração no Status do pedido cadastrado no Sistema de Seleção de Bolsistas: o Assistente Social vai selecionar INDEFERIDO para a solicitação.
2. Poderá existir, futuramente, uma mudança no status INDEFERIDO, já que ele não significa uma decisão permanente. A mudança poderá ocorrer em virtude de uma nova análise.
3. Contudo, a mudança no Status somente poderá vir a ocorrer caso o aluno acione a CDE com uma nova solicitação de bolsa. A partir da análise da nova solicitação, o Assistente Social emitirá outro relatório, deferindo ou não o pedido.
- Ação 4: Gerar planilha eletrônica com dados do bolsista
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. Planilha gerada a partir do Sistema de Seleção de Bolsistas, alimentado pelos profissionais do Serviço Social após a análise.
- Ação 5: Formatar planilha para padrão DDE de Folha de Pagamento
Executor: Agente CDE
Observações/Recomendações
1. Modelo padrão de documento estabelecido pela DDE
2. Caso a folha de pagamento possua 2 bolsistas ou mais, ir para etapa 6
3. Caso a folha de pagamento possua 1 bolsista apenas, ir para etapa 8
- Ação 6: Cadastrar Folha de Pagamento no SIAFI (Gerar LC)
Executor: Agente CDE / Agente Diretoria Campus
- Ação 7: Registrar número LC na Folha de Pagamento
Executor: Agente CDE / Agente Diretoria Campus
- Ação 8: Gerar arquivo PDF da Folha de Pagamento do mês
Executor: Agente CDE
- Ação 9: Cadastrar Folha de Pagamento no SIPAC/Protocolo
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
Relatório de Atendimento registrado no sistema Seleção de Bolsistas
Orientações quanto às operações no SIPAC
i. Cadastrar como documento avulso (Aba Documentos)
• Em Tipo de Documento, selecionar “REQUISIÇÃO DE PAGAMENTO DE BOLSISTAS”
• Em Natureza do Documento, selecionar “RESTRITO”
• Em Assunto Detalhado, informar a qual folha se refere
• Em Assinantes do Documento, indicar: Agente CDE + Diretor de Unidade + Diretor DDE
• Documento deverá ser encaminhado para a DDE
- Ação 10: Solicitar aprovação da Requisição de Pagamento
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. A solicitação de aprovação ocorre via inclusão dos assinantes no documento.
2. A assinatura no documento “Requisição de Pagamento de Bolsistas” significa aprovação e autorização de pagamento dos valores informados.
- Ação 11: Assinar Requisição de Pagamento de Bolsistas
Executor: Agente CDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. O executor poderá variar de campus para campus, podendo ser o Coordenador da CDE OU Assistente Social OU o responsável por gerar a LC no SIAFI.
- Ação 12: Assinar Requisição de Pagamento de Bolsistas
Executor: Diretor de Unidade
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
- Ação 13: Assinar Requisição de Pagamento de Bolsistas
Executor: Diretor DDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
- Ação 14: Analisar Requisição de Pagamento de Bolsistas
Executor: Agente DDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. Caso seja detectada alguma inconformidade na documentação, a DDE solicitará a correção à CDE solicitante. A DDE avaliará a necessidade (ou não) de devolução dos arquivos ao solicitante e emissão de novos documentos.
- Ação 15: Providenciar execução do pagamento junto à DIF
Executor: Agente DDE
Documento(s) Aplicável(is)
a. Requisição de Pagamento de Bolsistas
Observações/Recomendações
1. Caso o processo eletrônico esteja de posse da DIF para pagamento de bolsas mensais, deve-se solicitar a devolução imediata do mesmo à DDE para que seja adicionado o pedido de pagamento de bolsa emergencial.
- Ação 16: Realizar liquidação e pagamento de bolsas e auxílios
Executor: Agente da DIF
Observações/Recomendações
1. Proceder conforme descrito no PP-104 (Realizar liquidação e pagamento de bolsas e auxílios)
4.3 PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS
4.3.1 Para inclusão nos Programas de Bolsas da Assistência Estudantil, o estudante deverá ser aprovado nos critérios socioeconômicos estabelecidos pela Coordenação do Programa de Assistência Estudantil/Diretoria de Desenvolvimento Estudantil.
4.4 INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.
4.5 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.
Data: 04/12/2023 (Aprovação) | 27/12/2023 (Vigência)
Versão: 2.0
Autor: Luciana Laudares de Castro
Arquivo Digital: PP-138_R2_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva
Modificações: Procedimento revalidado SEM alterações no fluxo (Memorando Eletrônico nº 112/2023 – DDE/CEFET-MG).
Data: 28/09/2022 (Aprovação) | 05/10/2022 (Vigência)
Versão: 1.0
Autor: Luciana Laudares de Castro
Arquivo Digital: PP-138_R1_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva
Modificações: Aprovação Inicial (Portaria SIP-MAPA nº 7 /2022 – DDE)
Classificação SIP
Área: Ensino
Macro-Serviço
Serviço
Sub-Serviço
Nome(s) Alternativo(s): Pagamento de bolsa emergencial de auxílio estudantil
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.
a. Como saber se o estudante foi selecionado ou não para as bolsas de assistência estudantil?
R. O estudante deve acompanhar o e-mail cadastrado no Sistema de inscrição. As informações/orientações serão encaminhadas para este e-mail.
Se ainda persistirem dúvidas, ele deve entrar em contato com a Coordenação de Desenvolvimento Estudantil do campus.
b. A conta bancária deve estar em nome do bolsista?
R. Sim. O crédito da bolsa será realizado somente na conta bancária em nome e CPF do estudante bolsista, mesmo que tenha menos de 18 anos de idade.
c. São aceitas contas corrente e poupança?
R. A conta bancária do estudante deferido para os Programas de Bolsas da Assistência Estudantil, deverá ser em nome e CPF do próprio estudante. São aceitas as modalidades corrente ou poupança, de qualquer banco inclusive de bancos virtuais.
