Principais Conceitos

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Arquivamento Assinatura eletrônica Atividade Autenticação Autenticidade Autoridade competente Autuação Área

Confidencialidade Catálogo Institucional de Serviços e Padrões Completeza Confiabilidade Cópia

Digitalização Documento Documento digitalizado Desentranhamento Desmembramento Documento nato digital Documento padrão Documento sigiloso Despacho Desarquivamento Diligência Documento avulso Documento digital Documento ostensivo Desenho de processo

Especificação técnica

Governança em processos e serviços Governança Pública

Instrução de Monitoramento (IM) Instrução de Trabalho (IT) Identidade Integridade

Juntada Juntada por anexação Juntada por apensação

Memorando Memorando circular Macro-Serviço Modelagem de processo

Ofício Original Ocorrência OCR

Processo Processo administrativo eletrônico Padrão PDF/A Processo híbrido Processo principal Procedimento Padrão (PP) Padrão Descritivo de Sub-Serviço (PDSS) Política de Aplicação (PA) Política Institucional (PI) Padrão Descritivo de Serviço (PDS) Padrão Descritivo de Área (PDA) Processo acessório Padronização Processo de trabalho Processo finalístico Processo de gestão Processo meio

Regulamento (REG)

Serviço Sub-Serviço

Tarefa Tramitação

Unidade protocolizadora Unidade administrativa Unidade de protocolo Unidade de Gestão

Valor público

Definições e conceitos no âmbito dos temas Gestão de Processos e Processo Administrativo Eletrônico

ÁREA: Pode ser compreendida com um agrupamento de macro-serviços que mantêm entre si uma relação agregadora definida por um vetor orientador específico escolhido, o qual é utilizado para dar nome à Área. Desse modo, verifica-se que os macro-serviços podem se referir, dentro de uma dada área, a diferentes conteúdos/conjuntos de ações, mas que se unem pela orientação definida pelo vetor.

ARQUIVAMENTO: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção do documento.

ASSINATURA ELETRÔNICA: Registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por meio de:
a) certificado digital: forma de identificação do usuário emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil);
b) usuário e senha: forma de identificação do usuário, mediante prévio cadastramento de acesso.

ATIVIDADE: Pode ser concebida como uma cadeia de ações ou Tarefas (em ambos os casos, necessariamente dependentes em sua maior escala e com início e fim identificáveis) indispensáveis à obtenção de um dado objetivo. Uma Atividade pode tanto ser uma cadeia complexa, de maior escala e que exija a formalidade de tratamento por meio de um Processo Administrativo, quanto um conjunto de menor escala, ao qual é possível associar um tratamento de equivalente dimensão.

AUTENTICAÇÃO: Declaração de que um documento é autêntico, ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, feita num determinado momento por pessoa física ou jurídica com autoridade para tal (servidor público, notário, autoridade certificadora).

AUTENTICIDADE:

1) Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.

2) Qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade.

AUTORIDADE COMPETENTE: Qualquer agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo ou função.

AUTUAÇÃO: É o ato de reunir e ordenar documentos avulsos recebidos ou produzidos visando à formação de processo administrativo.

CATÁLOGO INSTITUCIONAL DE SERVIÇOS E PADRÕES: Refere-se ao conjunto integral dos documentos-padrão que registram os procedimentos padronizados, oficiais, para cada macrosserviço, serviço e atividade administrativa no âmbito interno da Instituição.

COMPLETEZA: Atributo de um documento arquivístico que se refere à presença de todos os elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence, de modo a ser capaz de gerar consequências.

CONFIABILIDADE: Credibilidade de um documento arquivístico enquanto afirmação de um fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no seu processo de criação.

CONFIDENCIALIDADE: É a propriedade da informação que visa assegurar que ela não estará disponível ou divulgada a indivíduos, entidades ou processos sem autorização. Em outras palavras, confidencialidade é a garantia do resguardo das informações dadas pessoalmente em confiança e proteção contra a sua revelação não autorizada. A confidencialidade é uma propriedade da informação que garante acesso somente por pessoas autorizadas.

CÓPIA: Resultado da reprodução de um documento.

DESARQUIVAMENTO: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa.

DESENHO DE PROCESSO: É a primeira oficialização de um processo de trabalho, a qual ocorre por meio do seu mapeamento, padronização e cadastro em um Sistema de Controle de Padrões (SCP).

DESENTRANHAMENTO: Consiste na retirada de documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.

DESMEMBRAMENTO: Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa, com o objetivo de formar um novo processo.

DESPACHO: Despacho é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.

DIGITALIZAÇÃO: É o processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado.

DILIGÊNCIA: Trata-se do ato investigatório ou de pesquisa que visa esclarecer, averiguar ou complementar uma informação equivocada ou incompleta em um processo.

DOCUMENTO: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato.

DOCUMENTO AVULSO: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo.

DOCUMENTO DIGITAL: Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser documento nato-digital ou documento digitalizado.

DOCUMENTO DIGITALIZADO: Documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

DOCUMENTO NATO DIGITAL: Documento criado originariamente em meio eletrônico.

DOCUMENTO OSTENSIVO: Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso.

DOCUMENTO PADRÃO: É um documento com campos, formatos, estrutura e identidade visual predefinidos, podendo assumir diferentes tipos, conforme sua finalidade, e que serve como referência em seu âmbito de aplicação na arquitetura de gestão dos processos de trabalho institucionais. A finalidade particular de cada tipo de documento-padrão, suas características intrínsecas e a espécie de conteúdo nele admissível serão estabelecidas pelo regulamento do Sistema Institucional de Padrões.

DOCUMENTO SIGILOSO: Documento, avulso ou processo, que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor.

ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA: Documento que estabelece formalmente as regras a serem cumpridas, visando a prestação de serviço/produção de produto dentro de padrões de conformidade estabelecidos.

GOVERNANÇA EM PROCESSOS E SERVIÇOS: Refere-se à estrutura conceitual que visa definir e organizar os elementos relevantes na gestão de processos de trabalho e respectivos serviços associados, tais como atividades, tarefas, objetivos, papéis e responsabilidades de pessoas e unidades de gestão da Instituição, padrões e mecanismos de controle e avaliação.

GOVERNANÇA PÚBLICA: Refere-se ao conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade.

IDENTIDADE: É o conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo).

INTEGRIDADE:

1) É a capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos.

2) Estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.

INSTRUÇÃO DE MONITORAMENTO (IM): É o dispositivo destinado a descrever, especificar e modelar indicadores de resultado (itens de controle ou de verificação) previstos em qualquer documento-padrão (básico ou especial) apto a indicar a sua criação. Uma IM deve tratar de apenas um indicador em particular (e vice-versa).

INSTRUÇÃO DE TRABALHO (IT): É o instrumento que detalha os passos necessários para a realização de uma Tarefa.

JUNTADA: União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo. Realiza-se por Anexação ou Apensação.

JUNTADA POR ANEXAÇÃO: União em caráter definitivo e irreversível de documento(s), avulso(s) ou processo(s), a outro processo, desde que referentes a um mesmo interessado ou assunto, visando à continuidade da ação administrativa.

JUNTADA POR APENSAÇÃO: União em caráter temporário de processo(s) a outro processo, destinada ao estudo, instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e servir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.

MACRO-SERVIÇO: Conjunto de Serviços correlacionados que contribuem, necessariamente, para a obtenção de um dado desempenho (resultado) esperado, o qual pode ser depreendido da nomenclatura dada ao Macro-serviço.

MEMORANDO: É a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

MEMORANDO CIRCULAR: É o memorando que, mantendo o mesmo conteúdo e número de controle, é endereçado a vários (múltiplos) destinatários, simultaneamente. Aplica-se aos casos em que unidades organizacionais específicas necessitam comunicar uma mensagem a um extenso grupo de destinatários.

MODELAGEM DE PROCESSO: Refere-se à modificação significativa de processo já padronizado em decorrência de alteração no fluxo de trabalho ou de melhorias na cadeia de atividades do processo. É usado como sinônimo de redesenho de processo.

OCORRÊNCIA: Refere-se a uma informação adicional incluída no processo durante sua permanência em uma unidade organizacional, com o objetivo de registrar eventos ocorridos e que não são objetos de despachos por não representarem uma posição final sobre o trâmite do processo.

OCR: Tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos em dados pesquisáveis e editáveis.

OFÍCIO: É a modalidade de comunicação oficial entre autoridades, órgãos e entidades da Administração Pública, bem como entre esta e particulares. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos agentes da Administração Pública entre si e com a sociedade em geral.

ORIGINAL: 1) Primeiro documento completo e efetivo. 2) Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar.

PADRÃO: É um compromisso documentado que estabelece diretrizes e requisitos a serem utilizados pelas pessoas relacionadas com uma determinada função ou posição na organização. Enquanto forma de registro, um padrão é gerado a partir do preenchimento dos campos de um tipo de documento-padrão escolhido.

PADRÃO DESCRITIVO DE ÁREA (PDA): É o instrumento destinado a fundamentar, evidenciar e reconhecer a existência de um dado elemento pertencente ao campo de ações de alto nível denominado Área na estrutura de classes de ações, apresentando os seus elementos de contorno e identificando os macro-serviços que o constituem, bem como os macro-resultados esperados.

PADRÃO DESCRITIVO DE SERVIÇO (PDS): É o instrumento definido para a catalogação de um elemento da classe de ações denominada Serviço, constituindo-se de elementos textuais, quadros, tabelas e fluxogramas destinados a explicitar os parâmetros relevantes que o caracterizam, tais como: a natureza do serviço, os benefícios a ele vinculados, o público-alvo, os pré-requisitos de uso, a forma de utilização, as Unidades/Campus em que o serviço está disponível e os possíveis indicadores de acompanhamento (itens de controle e de verificação) a ele associados. Se necessário, esse tipo de artefato pode permitir, também, a visualização da organização das ações para prestação do serviço, apresentando a sequência lógica (fluxo/roteiro) da execução de suas respectivas atividades e o seu desenvolvimento funcional e interfuncional (se aplicável). O PDS assume uma versão simplificada (Modelo B) para registrar um serviço que contenha sub-serviços. Para a documentação de serviços que sejam fracionados diretamente em atividades, aplicar-se-á a versão completa do PDS (Modelo A).

PADRÃO DESCRITIVO DE SUB-SERVIÇO (PDSS): Trata-se, portanto, do instrumento definido para a catalogação de um elemento da classe de ações denominada Sub-Serviço, constituindo-se de elementos textuais, quadros, tabelas e fluxogramas destinados a explicitar os parâmetros relevantes que o caracterizam, tais como: a natureza do sub-serviço, os benefícios a ele vinculados, o público-alvo, os pré-requisitos de uso, a forma de utilização, as Unidades/Campus em que o sub-serviço está disponível e os possíveis indicadores de acompanhamento (itens de controle e de verificação) a ele associados. Se necessário, esse tipo de artefato pode permitir, também, a visualização da organização das ações para prestação do sub-serviço, apresentando a sequência lógica (fluxo/roteiro) da execução de suas respectivas atividades e o seu desenvolvimento funcional e interfuncional (se aplicável).

PADRONIZAÇÃO: É o conjunto de atividades sistemáticas destinadas a estabelecer, registrar, controlar, utilizar e avaliar padrões quanto ao seu cumprimento e à sua adequação aos resultados decorrentes do seu uso.

PDF/A: Formato de arquivo digital para arquivamento de longo prazo de guarda. Baseia-se na versão 1.4 do PDF de referência da Adobe Systems Inc. (implementado no Adobe Acrobat 5 e versões posteriores) e é definido pelas normas ISO 19005-1:2005, e versão 1.7, ISO 32000-1:2008.

POLÍTICA DE APLICAÇÃO (PA): É o instrumento adequado para registrar os detalhes do modo de prestação de um Serviço ou Sub-Serviço, estabelecendo e esclarecendo, dentre outros possíveis termos, acerca dos direitos e responsabilidades (deveres) dos usuários e, complementarmente, das unidades organizacionais e postos de trabalhos envolvidos nessa prestação.

POLÍTICA INSTITUCIONAL (PI): É um instrumento de alto nível baseado nas (ou derivado das) diretrizes estabelecidas no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) e que se destina a orientar a definição de iniciativas de ação, o desdobramento de objetivos e metas, a elaboração de instrumentos regulatórios internos (com a necessária prescrição das regras abrangentes que determinam os fins) e a eventual modelagem dos processos de trabalho correlacionados à Área ou ao tema por ela tratados. Portanto, aplica-se, também, à definição de políticas gerais e transversais da Instituição (não vinculadas, exclusivamente, a uma área/função específica).

PROCEDIMENTO PADRÃO (PP): É o instrumento que registra o conjunto das tarefas necessárias para a realização de uma Atividade, constituindo-se em um roteiro padronizado para sua execução.

PROCESSO: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento.

PROCESSO ACESSÓRIO: Processo que, no procedimento de juntada, apresenta matéria indispensável à instrução de outro processo, denominado processo principal.

PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO: Aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.

PROCESSO DE GESTÃO: São os processos voltados para o monitoramento e controle dos demais processos (finalísticos e meio) em todos os níveis da Instituição, incluindo ações de estabelecimento de metas, acompanhamento, avaliação e aprendizagem organizacional.

PROCESSO DE TRABALHO: É um termo que encampa, sob uma única denominação, os três tipos de processos organizacionais: Processos Finalísticos, Processos Meio e Processos de Gestão.

PROCESSO FINALÍSTICO: São os processos diretamente associados à missão da Instituição, que apresentam impacto substancial na percepção que os usuários finais têm sobre o valor público entregue pela Instituição.

PROCESSO HÍBRIDO: Processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível.

PROCESSO MEIO: São os processos que viabilizam a consecução dos processos finalísticos, assegurando sua realização de modo sustentável e, por outro lado, contribuindo para a percepção que o usuário final desenvolve do resultado entregue pela Instituição.

PROCESSO PRINCIPAL: Processo que, pela natureza de sua matéria, assume o caráter de principal, quando exigir a juntada de um ou mais processos como apoio à sua decisão.

REGULAMENTO (REG): É o tipo de padrão destinado a ser um conjunto de conceitos e critérios que tem por finalidade sustentar a consecução das políticas institucionais e/ou estabelecer orientações quanto às ações de gestão ou de geração de produtos e prestação de serviços (lato sensu), condicionando a obtenção e a aplicação dos recursos institucionais. Deve conter as regras que determinam os meios para o atendimento dos fins estabelecidos pelas Políticas (PI), podendo estar associado diretamente a um elemento da classe de ações Macro-Serviço ou tratar, alternativamente, de tema relevante com conotação geral e transversal.

SERVIÇO: Conjunto de Sub-Serviços correlacionados que contribuem, necessariamente, para a obtenção de um dado desempenho (resultado) esperado, o qual pode ser depreendido da nomenclatura dada ao Serviço.

SUB-SERVIÇO: Conjunto de Atividades correlacionadas e encadeadas (de modo seriado ou paralelo, quando oportuno) que contribuem, necessariamente, para a obtenção de um desempenho (resultado) esperado, o qual pode ser depreendido da nomenclatura dada ao Sub-Serviço.

TAREFA: Pode ser percebida como o conjunto das menores, ou mais simples e fracionadas, unidades de ação possíveis necessárias à geração de um resultado esperado.

TRAMITAÇÃO: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

UNIDADE ADMINISTRATIVA: Unidade formal, integrante de um órgão ou entidade, criada por instrumento normativo.

UNIDADE DE GESTÃO: Refere-se à unidade organizacional, formalmente instituída, que tem atribuições e competências definidas, possui necessariamente um servidor responsável, possui um centro de custos associado e, opcionalmente, pode ter lotação e/ou exercício de servidores e carga patrimonial.

UNIDADE DE PROTOCOLO: Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos.

UNIDADE PROTOCOLIZADORA: Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, bem como responsável pela autuação de documentos avulsos para formação de processos e pela atribuição de Número Único de Protocolo – NUP aos documentos, avulsos ou processos.

VALOR PÚBLICO: Produtos e resultados gerados, preservados ou entregues pelas atividades da Instituição que representam respostas efetivas e úteis às necessidades ou às demandas de interesse público e que acarretam mudanças em algum aspecto do conjunto da sociedade ou de alguns grupos específicos reconhecidos como destinatários legítimos de bens e serviços públicos.