PP-092

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1 OBJETIVO

O processo de trabalho PAGAR BOLSISTA DE INICIAÇÃO CIENTÍFICA ocorre para que se proceda com o repasse financeiro aos bolsistas de iniciação científica de nível médio e superior selecionados em seus respectivos editais de programa.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

– Bolsista PPG
– Coordenação Geral de Fomento à Pesquisa e Pós-Graduação (CFPG)
– Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
– Divisão de Finanças (DIF)
– Divisão de Orçamento (DIORC)
– Professores orientadores de projetos de iniciação científica

3 CONTEÚDO GERAL

As subseções a seguir visam apresentar uma introdução sobre o tema em foco nesse nesse documento, termos-chave associados, os participantes em sua elaboração, os os símbolos, as as siglas e abreviaturas aplicáveis, as definições e os conceitos básicos pertinentes ao assunto, bem como as referências legais e demais normas cabíveis.

3.1 INTRODUÇÃO

O Programa Institucional de Iniciação Científica e Tecnológica do CEFET-MG tem como objetivo desenvolver o pensamento científico e introduzir os estudantes do Ensino Superior e do Ensino Técnico de Nível Médio na prática da pesquisa e da inovação. A Iniciação Científica é entendida como instrumento formativo, possibilitando ao aluno o engajamento na pesquisa e o contato direto com a atividade científica.

3.2 TERMOS-CHAVE

 Iniciação Científica e Tecnológica; Bolsista; Bolsa de Estudos; Pagamentos; Agência de fomento

3.3 PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

 Tales Siqueira da Cruz (DPPG); Carlos Magno Martins Cosme (CFPG)

3.4 PARTICIPANTES NA REVISÃO

 Laise Ferraz Correia (DPPG)

3.5 PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

 Conrado de Souza Rodrigues (DPPG)

3.6 SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

CFPG – Coordenação Geral de Fomento à Pesquisa e Pós-Graduação
CNPq – Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico
DIF – Divisão de Finanças
DIORC – Divisão de Orçamento
DPPG – Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação
FAPEMIG – Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais
LC – Lista de Credores
SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7 DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

PIBIC: Programa Institucional de Bolsa de Iniciação Científica

PIBIC-Jr: Programa Institucional de Bolsa de Iniciação Científica Júnior

PIBITI: Programa Institucional de Bolsa de Iniciação em Desenvolvimento Tecnológico e Inovação

Plataforma SIAFI: sistema contábil que tem por finalidade realizar todo o processamento, controle e execução financeira, patrimonial e contábil do governo federal brasileiro.

3.8 REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Resolução CEPE 07/15, de 06/05/2015 (Regulamento Geral do Programa Institucional de Iniciação Científica e Tecnológica do CEFET-MG).

4 CONTEÚDO ESPECÍFICO

 As subseções a seguir visam apresentar o detalhamento da atividade, os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução, os cuidados especiais aplicáveis, as metas definidas para eventos específicos componentes da atividade, os indicadores a serem acompanhados (itens de controle e de verificação), bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinente ao assunto.

4.1 COMO O PROCESSO É INICIADO

A atividade tratada neste PP é iniciada com a apuração, pelo Orientador, da frequência dos bolsistas sob sua responsabilidade.

4.2 DETALHAMENTO DA ATIVIDADE

A finalidade dessa subseção é apresentar os principais passos (etapas) a serem executados para a obtenção do resultado “Pagar bolsista de Iniciação Científica”.

As etapas abaixo estão numeradas de forma crescente. Entretanto, para compreensão da sequência de execução e dos caminhos alternativos existentes no processo de trabalho é imprescindível o uso do diagrama de fluxo da atividade. Para tanto, consulte o arquivo com a representação gráfica disponível na respectiva página deste procedimento no repositório MaPA – mapa.cefetmg.br

• Ação 1: Apurar frequência/infrequência dos bolsistas
  Executor: Orientador
  Observações/Recomendações  
  
  1. Mês apurado = Mês encerrado  
  
  

• Ação 2: Registrar o controle de frequência dos alunos
  Executor: Orientador

• Ação 3: Comunicar à CFPG os dados do bolsista infrequente
  Executor: Orientador
  Documento(s) Aplicável(is)  
  
  a. E-mail de formalização da infrequência OU memorando eletrônico.
  
  Observações/Recomendações  
  
  1. Esta etapa é aplicável quando há bolsista(s) infrequente(s).
  
  

• Ação 4: Identificar fonte pagadora do infrequente
  Executor: Coordenador CFPG

• Ação 5: Notificar responsável pela atualização de dados na plataforma
  Executor: Coordenador CFPG
  Documento(s) Aplicável(is)  
  
  a. E-mail de formalização
  
  Observações/Recomendações  
  
  1. Esta etapa é aplicável para bolsista FAPEMIG.
  
  

• Ação 6: Desatestar frequência do bolsista
  Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
  Observações/Recomendações  
  
  1. O NÃO ateste suspenderá o pagamento no mês.
  
  Orientações quanto às operações no EVEREST  
  
  i. Seguir o caminho: “Bolsas de Cotas > Gerenciar Bolsas de Cotas”.
  ii. O ateste é liberado na plataforma Everest entre os dias 16 e 27 de cada mês.
  
  

• Ação 7: Notificar responsável pela solicitação de pagamentos
  Executor: Coordenador CFPG
  Documento(s) Aplicável(is)  
  
  a. E-mail de formalização.
  
  Observações/Recomendações  
  
  1. Esta etapa é aplicável para bolsista CEFET-MG.
  
  

• Ação 8: Excluir bolsista da “Folha de Pagamento” do mês
  Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
  Documento(s) Aplicável(is)  
  
  a. Planilha de Folha de Pagamento
  b. Lista de Credor
  
  Observações/Recomendações  
  
  1. A planilha “Folha de Pagamento” contém dados do bolsista para realização do crédito.
  2. O processo de exclusão também deverá ocorrer na LC, via SIAFI.
  
  Orientações quanto às operações no SIAFI  
  
  i. Usar o comando ATULC
  
  

• Ação 9: Suspender pagamento da bolsa do mês
  Executor: Coordenador CFPG
  Observações/Recomendações  
  
  1. Esta etapa é aplicável quando for CNPq.
  
  Orientações quanto às operações na Plataforma CARLOS CHAGAS  
  
  i. Acessar a Plataforma Carlos Chagas e selecionar o tipo de bolsa a ser suspensa (PIBIC, PIBITIT ou PIBIC-EM). Na sequência, acessar Gerenciamento de Bolsas > Alteração e Cancelamento. Identificar o aluno na lista e escolher a opção “Suspender bolsa”.
  
  

• Ação 10: Verificar pedidos de substituição ou exclusão de bolsistas
  Executor: Coordenador CFPG
  Observações/Recomendações  
  
  1. Esta etapa é aplicável quando NÃO HÁ bolsista(s) infrequente(s).
  
  

• Ação 11:Validar solicitações de substituição ou exclusão
  Executor: Coordenador CFPG
  Orientações quanto às operações no EVEREST  
  
  i. Para exclusão, seguir o caminho: “Bolsas de Cotas > Encerrar”;
  ii. Para substituição, seguir o caminho: “Bolsas de Cotas > Implementar”. Essa etapa deve ocorrer após a exclusão do aluno removido, pois o número da cota implementada deverá ser o mesmo.
  
  Orientações quanto às operações na CARLOS CHAGAS  
  
  i.Acessar a Plataforma Carlos Chagas e selecionar o tipo de bolsa a ser cancelada (PIBIC, PIBITIT ou PIBIC-EM). Na sequência, acessar Gerenciamento de Bolsas > Alteração e Cancelamento. Identificar o aluno na lista e escolher a opção “Cancelar bolsa”.
  
  

• Ação 12: Atualizar planilhas de controle
  Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
  Documento(s) Aplicável(is)  
  
  a. Planilha de Folha de Pagamento
  
  Observações/Recomendações  
  
  1. Se não for possível realizar a alteração no mês vigente, deixar uma observação ao final da planilha para realizá-la no mês seguinte.
  
  

• Ação 13: Registrar dados na folha de pagamento do próximo ciclo
  Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
  Documento(s) Aplicável(is)  
  
  a. Planilha de Folha de Pagamento
  
  

• Ação 14: Emitir “Folha de pagamento” do mês
  Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
  Documento(s) Aplicável(is)  
  
  a. Planilha Folha de Pagamento
  
  Observações/Recomendações  
  
  1. Observar data limite para solicitação de pagamento.
  2. Exportar a planilha em PDF.
  
  

• Ação 15: Atestar frequência do bolsista
  Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
  Observações/Recomendações  
  
  1. Esta etapa é aplicável para bolsista FAPEMIG.
  2. O NÃO ateste suspenderá o pagamento no mês.
  
  Orientações quanto às operações no EVEREST  
  
  i. Seguir o caminho: “Bolsas de Cotas > Gerenciar Bolsas de Cotas”.
  ii. O ateste é liberado na plataforma Everest entre os dias 16 e 27 de cada mês.
  
  

• Ação 16: Realizar pagamento do mês
  Executor: Plataforma EVEREST
  Observações/Recomendações  
  
  1. Caso ocorra erro no pagamento, é possível contatar a FAPEMIG pelo Fale Conosco, em: http://www.fapemig.br/pt/duvidas-frequentes/
  
  

• Ação 17: Incluir dados no SIAFI
  Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
  Documento(s) Aplicável(is)  
  
  a. Lista de Credor
  
  Observações/Recomendações  
  
  1. O ateste para bolsistas CEFET-MG ocorre com a efetivação do nome do bolsista em Folha de Pagamento.
  2. Concluído o cadastro, o número da LC deverá ser informado na planilha Folha de Pagamento do mês.
  
  Orientações quanto às operações no SIAFI  
  
  i. Usar o comando ATULC;
  ii. Copiar a LC do mês anterior e realizar as atualizações necessárias.
  
  

• Ação 18: Adicionar pedido de execução de pagamento do mês
  Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
  Documento(s) Aplicável(is)  
  
  a. Relação de Pagamento para Bolsistas
  b. Despacho Informativo
  
  Observações/Recomendações  
  
  1. É cadastrado o arquivo PDF da planilha “Folha de Pagamento”.
  2. O texto do despacho deverá informar:
  • Programa e mês de referência da(s) folha(s) de pagamento encaminhada(s) para execução
  • Valor total a ser pago e o número da respectiva LC
  3. Os documentos deverão ser adicionados ao processo eletrônico ativo (ano em curso) “Pagamento de Bolsista”, referente à respectiva modalidade da bolsa.
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC  
  
  i. Para o cadastro de documentos no SIPAC/Protocolo, considerar:
  a) Em Tipo de Documento, selecionar “RELAÇÃO DE PAGAMENTO PARA BOLSISTAS”
  • Em Natureza do Documento, selecionar “RESTRITO”
  • Em Assunto Detalhado, informar a qual período se refere a Folha de Pagamento
  • Em Assinantes do Documento, indicar o Diretor da DPPG
  b) Em Tipo de Documento, selecionar “DESPACHO INFORMATIVO”
  • Em Natureza do Documento, selecionar “OSTENSIVO”
  • Em Assunto Detalhado, informar a qual período se refere a Folha de Pagamento
  • Em Assinantes do Documento, indicar Diretor DPPG
  
  

• Ação 19: Autorizar execução de pagamento de bolsistas
  Executor: Diretor DPPG
  Documento(s) Aplicável(is)  
  
  a. Relação de Pagamento para Bolsistas
  b. Despacho Informativo
  
  Observações/Recomendações  
  
  1. Via assinatura dos documentos aplicáveis no processo inserido via SIPAC.
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC  
  
  i. Buscar o processo de pagamentos de bolsas.
  ii. Realizar a conferência e assinar os documentos aplicáveis.
  
  

• Ação 20: Avaliar necessidade de reforço de empenho
  Executor: Divisão de Finanças (DIF)

• Ação 21: Solicitar suplementação orçamentária para reforço de empenho
  Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)
  Observações/Recomendações  
  
  1. Quando os valores a pagar mensalmente tenham excedido o saldo empenhado para o ano.
  
  

• Ação 22: Realizar reforço orçamentário (PP-130)
  Executor: Divisão de Orçamento (DIORC)

• Ação 23: Realizar liquidação e pagamento de bolsas e auxílios (PP-104)
  Executor: Divisão de Finanças (DIF)

• Ação 24: Verificar saldo de empenho para próximo ciclo
  Executor: Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG)

• Ação 25: Realizar pagamento de bolsistas
  Executor: Plataforma Carlos Chagas
  Observações/Recomendações  
  
  1. Execução conforme calendário de pagamentos do CNPq

 

4.3 PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.

4.4 INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO

Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.

4.5 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.

5 HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 13/06/2023 (Aprovação) | 21/06/2023 (Vigência)
Versão: 2.0
Autor: Tales Siqueira da Cruz
Arquivo Digital: PP-092_R2_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva
Modificações: Procedimento revalidado COM alterações (Portaria Normativa DPPG/CEFET-MG nº 2, de 13/06/2023)

Data: 15/06/2021 (Aprovação) | 22/06/2021 (Vigência)
Versão: 1.0
Autor: Marcos Lins de Oliveira
Arquivo Digital: PP-092_R1_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva
Modificações: Aprovação Inicial (Portaria SIP-MAPA nº 3/2021 -DPPG)

6 INFORMAÇÕES DE CONTROLE

Classificação SIP
Área: Pesquisa
Macro-Serviço
Serviço
Sub-Serviço

Nome Alternativo: Pagamento de bolsista de Iniciação Científica

7 DOCUMENTOS ADICIONAIS

Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.

8 PERGUNTAS FREQUENTES

 a) Caso ocorra algum pagamento indevido a bolsistas, que providências devem ser tomadas?

Resposta: Para os casos de pagamento indevido de bolsas, o aluno deverá devolver o valor recebido:
• Se CEFET- MG e CNPq: por meio de quitação de GRU;
• Se FAPEMIG: por meio de quitação de DAE