IT-041

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para realizar o desentranhamento de documento de processo no SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1   INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

3.2   TERMOS-CHAVE

Processo; Desentranhamento; Desentranhar documento; Retirada de documento de processo

3.3   PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

Desentranhamento – Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa.

Desmembramento – Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa, com o objetivo de formar um novo Processo

3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1  EXECUTOR

Servidor responsável pelo desentranhamento de documento no SIPAC/Protocolo.

4.2   DESENTRANHAR DOCUMENTO DE PROCESSO NO SIPAC/PROTOCOLO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.

O Sistema exibirá a seguinte tela:

Clicar na Aba Processos, localizada à direita da tela

Caminhe com o cursor até a opção Retirada de Peças e clique em Desentranhamento.

O Sistema apresentará a tela a seguir, com a lista de processos na UG habilitados para a operação de retirada de peça.

Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

• Número do Processo;
• Número do Código de Barras do processo desejado;
• Assunto Detalhado do processo;
• Nome do Interessado no processo;
• Informar se, no cadastro, o processo foi incluído como Urgente;
• Caso se trate de Processos dependentes de autenticação de despacho.

Na tela apresentada, caso deseje retornar ao menu inicial do módulo, clique em Protocolo.

Em Lista de Processos, clique no ícone Mostrar Documentos, ao lado do processo desejado, para visualizar os documentos previamente inseridos nele. Para ocultar a lista de Documentos do Processo, clique no ícone Ocultar Documentos.

Para realizar a ação de desentranhamento de documento, deve-se, primeiramente, selecionar o processo de interesse, clicando no ícone Selecionar Processo. O Sistema apresentará a tela a seguir.

Caso deseje retornar ao menu inicial do módulo, clique em Protocolo.

Se desistir de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida. Caso deseje retornar para a página anterior, clique em Voltar.

Na tela que foi apresentada, caso deseje Visualizar Documento, clique no ícone Visualizar Documento. Se o interesse for Visualizar Informações Gerais do documento, clique em Visualizar Dados do Documento. Caso um documento não esteja disponível para visualização, o ícone estará sem destaque, com a Visualização Não Disponível.

Para selecionar os documentos que serão desentranhados, clique no ícone Adicionar Documento do documento de interesse.

O documento selecionado ficará em destaque. Se desistir de realizar a operação, clique em Remover Documento.

Para prosseguir com o desentranhamento, inclua uma Justificativa referente ao documento selecionado. No campo Arquivar, marque a opção mais adequada para o documento, e clique em Continuar. A seguinte página será carregada:

Para prosseguir com o desentranhamento, o Sistema exige a emissão de despacho, conforme modelo gerado automaticamente.

Na tela acima, informe os dados do despacho:

• Escolha o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre os listados pelo Sistema;
• Informe se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
• Assinale se o despacho é Público ou não;
• Informe se deseja Notificar por E-mail os interessados no processo sobre o despacho que será adicionado ao documento.

Se desistir de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida. Caso deseje retornar para a página anterior, clique em Voltar.

Clique em Registrar Desentranhamento, para confirmar o registro do despacho associado ao desentranhamento. O Sistema o direcionará para a tela a seguir, que contém a mensagem de sucesso da operação:

Caso o documento desentranhado não tenha recebido número de protocolo, o Sistema apresentará a mensagem abaixo:

 

 

Ao consultar o processo que teve o documento desentranhado, é possível verificar que tal documento perdeu seu número de ordem no processo. A visibilidade dele e seus dados passam a ser negados, conforme ícones

Conforme observado na área Documentos do Processo, o Sistema adicionou, automaticamente, o despacho que foi registrado na finalização do desentranhamento.

 

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 22/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-041_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais… 

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

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7         PERGUNTAS FREQUENTES

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.