IT-031

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para cadastrar ocorrência de processo no SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1   INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Um processo é definido, conforme a Portaria 1677/2015, como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.  No meio eletrônico, o processo administrativo será aquele que registra e disponibiliza eletronicamente todos os seus atos processuais.

Essa Instrução de Trabalho objetiva apresentar as orientações para realizar o cadastro de ocorrência em um processo eletrônico no SIPAC/Protocolo, ou seja, a inclusão de uma informação adicional e que não é objeto de despachos.

3.2   TERMOS-CHAVE

Processo; Processo eletrônico; Ocorrência; Cadastrar ocorrência.

3.3   PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Ocorrência: informação adicional incluída no processo, durante sua movimentação. Tal informação se refere a eventos ocorridos enquanto o processo permanecia na unidade de lotação do usuário e que não são objetos de despachos, por não representarem uma posição final sobre o trâmite dele.

3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam a identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável pelo cadastro de ocorrência de processo no SIPAC/Protocolo.

4.2   CADASTRAR OCORRÊNCIA DE PROCESSO NO SIPAC/PROTOCOLO

Para registrar uma ocorrência, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual → Processos na Unidade.

O Sistema apresentará uma lista com os processos que se encontram na UG do usuário. Cada processo listado possui o ícone , à sua direita. Clique no ícone correspondente ao processo de interesse. O Sistema abrirá um quadro listando as operações possíveis de serem realizadas pelo usuário no processo:

 

 Posicione o cursor na opção Ocorrência de Processos. Uma janela será apresentada pelo Sistema, conforme imagem a seguir:

Clique em Adicionar Ocorrência. A página será atualizada e passará a exibir a tela a seguir:

Para realizar o registro da ocorrência, preencha os seguintes campos disponibilizados pelo Sistema:

• Data da Ocorrência: Para informar a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone;
• Prazo de Término da ocorrência, em dias;
• Texto da Ocorrência: As informações aqui registradas serão visíveis a todos os que possuem acesso ao sistema, devendo-se evitar o uso de dados pessoais ou considerados sigilosos. Caso exista um Procedimento Padrão (PP) emitido para o processo em questão, é imprescindível utilizar as orientações de preenchimento desse campo descritas no PP;
• Situação da ocorrência, dentre as opções listadas pelo Sistema;
• Indique se a ocorrência será Pública ou não: Uma ocorrência ser “pública” poderá ser visualizada por qualquer usuário do Sistema, inclusive por aqueles que não estão vinculados à UG do usuário que cadastrou a ocorrência. Além disso, poderá ser visualizada por meio do portal público do Sistema, ou seja, por qualquer pessoa que também não seja usuário com vínculo institucional.
• Indique se deseja Notificar por E-mail os interessados do processo ou não.

Após inserir os dados desejados, clique em Cadastrar, para confirmar a operação. O Sistema atualizará a página e a seguinte mensagem de sucesso será exibida:

 ALTERAR OCORRÊNCIA CADASTRADA NO PROCESSO

Para uma ocorrência já cadastrada, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual → Processos na Unidade.

O Sistema apresentará uma lista com os processos que se encontram na UG do usuário. Cada processo listado possui o ícone  , à sua direita. Clique no ícone correspondente ao processo de interesse. O Sistema abrirá um quadro listando as operações possíveis de serem realizadas pelo usuário no processo:

Posicione o cursor na opção Ocorrência de Processos. Uma janela será apresentada pelo Sistema, conforme imagem a seguir:

Clique em Alterar Ocorrência, caso deseje editar o texto cadastrado ou excluir a ocorrência registrada no processo:

Ao escolher editar o texto , o Sistema abrirá a tela a seguir. Após fazer as alterações desejadas, clique em Alterar Ocorrência.

A mensagem de sucesso a seguir será disponibilizada pelo Sistema:

Ao escolher excluir a ocorrência registrada, clique em Excluir Ocorrência. A mensagem a seguir será disponibilizada pelo sistema:

 4.2.1          CONSULTAR OCORRÊNCIA DE PROCESSO NO SIPAC/PROTOCOLO

Caso deseje visualizar uma ocorrência cadastrada em um determinado processo, clique no número do processo para acessar as informações dele:

O Sistema apresentará a página a seguir, referente aos Dados Gerais do processo.

Essa página permite que o usuário consulte, além dos Dados Gerais, os Documentos, os Trâmites, os Processos Acessórios, as Ocorrências e o Histórico do processo.

Para consultar as ocorrências cadastradas no processo, clique em Ocorrências.

O Sistema apresentará uma tela com todas as ocorrências registradas no processo:

 

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação de que trata essa Instrução de Trabalho.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

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5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 21/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-031_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais… 

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

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7         PERGUNTAS FREQUENTES

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