IT-049

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para adicionar novo documento a partir de modelo a um processo eletrônico no SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1        INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

3.2        TERMOS-CHAVE

Processo; Processo eletrônico; Adicionar documentos em lote; Novos documentos.

3.3        PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4        PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5        PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6        SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7        DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

Digitalização: A digitalização consiste na captura da imagem (representante digital) e deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade com o documento original, levando em consideração as características físicas, estado de conservação e finalidade de uso.

Documento ostensivo – Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso.

Documento sigiloso – Documento, avulso ou processo que, pela natureza de seu conteúdo, sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor.

OCR – Tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos em dados pesquisáveis e editáveis.

PDF/A – Formato de arquivo digital para arquivamento de longo prazo de guarda. Baseia-se na versão 1.4 do PDF de referência da Adobe Systems Inc. (implementado no Adobe Acrobat 5 e versões posteriores) e é definido pelas normas ISO 19005-1:2005, e versão 1.7, ISO 32000-1:2008.

Tipo de conferência de documentos: Refere-se à categoria do documento (digital ou impresso) recebido para inserção em um processo eletrônico. Se o documento recebido estiver em meio físico (impresso), será necessária a devida conversão para meio eletrônico, usando o recurso de digitalização. Deve-se observar que o tipo de conferência a ser informado referir-se-á ao documento base e não ao produto de sua digitalização. O Decreto 8.539/15 exige que seja registrada a conferência, feita pelo servidor público, do documento recebido ou apresentado, existindo as seguintes opções: original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

3.8        REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

Resolução CONARQ nº 31/2010, de 28/04/2010 (Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes)

ET-021 – Padrão para Digitalização de Documentos de Assentamento Funcional

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1        EXECUTOR

Servidor responsável por adicionar novos documentos ao processo no SIPAC/Protocolo.

4.2        ADICIONAR NOVOS DOCUMENTOS A PROCESSO NO SIPAC/PROTOCOLO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Clicar na seta à direita para abrir a caixa seleção

No campo PROCESSOS, selecionar a opção Processos na Unidade:

 

 

Ao selecionar Processos na Unidade, o Sistema apresentará a lista de processos já recebidos na UG e disponíveis para a operação de adição de documento.

Marque a caixa referente ao processo com o qual deseja fazer a operação de adição do documento.

No processo selecionado, clique no ícone ,  disponível à direita de cada um dos listados na página “Processos na Unidade”.

Ao clicar no ícone, o Sistema apresentará as opções de operação a serem realizadas no processo, conforme a tela a seguir. Caminhe com o cursor até a opção Adicionar Novo Documento a Partir de Modelo.

4.2.1          Adicionar Novo Documento a Partir de Modelo

Ao clicar na opção Adicionar Novo Documento a Partir de Modelo, a tela será atualizada com os modelos cadastrados pela UG e que estão associados a tipos de documentos específicos.

 

IMPORTANTE: existem modelos de documentos que estão disponíveis para todos os servidores do CEFET-MG e existem modelos de documentos da unidade (UG), que apenas os servidores lotados na UG possuem acesso.

No exemplo acima, os tipos de documento “Autorização”, “Despacho Decisório” e “Despacho Informativo”, possuem modelos cadastrados pela UG.

Os modelos de documento da UG são os listados no campo Denominação.

Clicar no ícone “Cadastrar Documento desse Modelo” , referente ao documento que deseja adicionar ao processo:

Após clicar no ícone escolhido, o Sistema apresentará a tela a seguir.

O Tipo de Documento e o modelo previamente cadastrado no Sistema serão carregados automaticamente:

Após adicionar o documento, inclua o(s) responsável(eis) pela(s) assinatura(s) do mesmo. Para isso, escolha entre as opções apresentadas.

 

 

IMPORTANTE: o sistema permite que vários assinantes sejam indicados, independente de pertencerem ou não à mesma categoria.

Após adicionar todos os assinantes do documento, clique em Finalizar. A tela a seguir de Dados Gerais do Processo será disponibilizada pelo Sistema.

Ainda na tela anterior, é possível fazer outras operações no processo que foi selecionado: Adicionar Novos Documentos em Lote, Adicionar Novos Documentos, Movimentar o Processo, Visualizar Processo, Arquivar Processo e Mover Processo Para Pasta.

 

4.3        PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.
4.3.3    A adição de novos documentos somente é possível em processos que foram recebidos e estejam de posse na UG do servidor que está executando a ação.
4.3.4    Ter realizado o cadastro prévio de modelo de unidade (UG) para o Tipo de Documento a ser adicionado ao processo.

4.4        DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 22/08/2023
Versão: 2.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-049_R2_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Data: 17/08/2020
Versão: 1.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-049_R1_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Emissão inicial

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

7         PERGUNTAS FREQUENTES

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.