IT-048

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para adicionar novos documentos em lote a um processo eletrônico no SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1        INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

3.2        TERMOS-CHAVE

Processo; Processo eletrônico; Adicionar documentos em lote; Novos documentos.

3.3        PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4        PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5        PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6        SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7        DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

Digitalização: A digitalização consiste na captura da imagem (representante digital) e deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade com o documento original, levando em consideração as características físicas, estado de conservação e finalidade de uso.

Documento ostensivo – Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso.

Documento sigiloso – Documento, avulso ou processo que, pela natureza de seu conteúdo, sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor.

OCR – Tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos em dados pesquisáveis e editáveis.

PDF/A – Formato de arquivo digital para arquivamento de longo prazo de guarda. Baseia-se na versão 1.4 do PDF de referência da Adobe Systems Inc. (implementado no Adobe Acrobat 5 e versões posteriores) e é definido pelas normas ISO 19005-1:2005, e versão 1.7, ISO 32000-1:2008.

Tipo de conferência de documentos: Refere-se à categoria do documento (digital ou impresso) recebido para inserção em um processo eletrônico. Se o documento recebido estiver em meio físico (impresso), será necessária a devida conversão para meio eletrônico, usando o recurso de digitalização. Deve-se observar que o tipo de conferência a ser informado referir-se-á ao documento base e não ao produto de sua digitalização. O Decreto 8.539/15 exige que seja registrada a conferência, feita pelo servidor público, do documento recebido ou apresentado, existindo as seguintes opções: original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

3.8        REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

Resolução CONARQ nº 31/2010, de 28/04/2010 (Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes)

ET-021 – Padrão para Digitalização de Documentos de Assentamento Funcional

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1        EXECUTOR

Servidor responsável por adicionar novos documentos ao processo no SIPAC/Protocolo.

4.2        ADICIONAR NOVOS DOCUMENTOS A PROCESSO NO SIPAC/PROTOCOLO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.

O Sistema exibirá a seguinte tela:

Clicar na seta à direita, para abrir a caixa seleção.

 No campo PROCESSOS, selecionar a opção Processos na Unidade.

Ao selecionar Processos na Unidade, o Sistema apresentará a lista de processos já recebidos na UG e habilitados para a operação de adição de documento.

Marque a caixa referente ao processo para o qual deseja fazer a operação de adição de documentos.

No processo selecionado, clique no ícone , disponível à direita de cada processo listado na página “Processos na Unidade”.

Ao clicar no ícone, o Sistema apresentará as opções de operação a serem realizadas no processo, conforme a tela a seguir. Caminhe com o cursor até a opção Adicionar Novos Documentos em Lote.

4.2.1          Adicionar Novos Documentos em Lote

Ao clicar na opção Adicionar Novos Documentos em Lote, a tela a seguir será exibida:

 

Na tela acima, informe a quantidade de documentos digitais que deseja adicionar ao processo: deve-se escolher entre as opções apresentadas.

Após informar a quantidade, o Sistema atualizará a página com o número de quadros que deverão ser preenchidos: cada um deles se refere a um documento.

Caso o processo já possua documentos, o número gerado automaticamente no campo Ordem respeitará a sequência crescente de numeração do processo. No quadro anterior, a Ordem se inicia em 3, pois o processo já possuía 2 documentos anteriormente adicionados.

IMPORTANTE: a Adição de Documentos em Lote permite cadastrar somente documentos digitais.

• Tipo do Documento: selecionar a opção adequada ao documento que está sendo inserido. Procurar uma opção com a exata categoria do documento. Caso não localize, deve-se entrar em contato com a equipe responsável pelo MaPA (Manual de Procedimentos Administrativos) e solicitar a criação do tipo do documento na lista do SIPAC/Protocolo.
  

• Data do Documento: É a data de emissão do documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone.

• Data de Recebimento: Informar a data em que o documento digital foi recebido na UG (por e-mail ou outro sistema) ou, na ausência dela, informar a data da conversão do documento em papel para arquivo digital, ou a data de obtenção do arquivo na internet (por download). Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone.

• Tipo de Conferência: Selecionar a opção que indica a forma do documento que foi apresentada ao servidor público pelo interessado/solicitante (Original, Cópia autenticada em cartório, Cópia autenticada administrativamente ou Cópia simples). Para maiores detalhes, consultar o item 3.7 desta Instrução de Trabalho.

• Número de Folhas: Valor preenchido automaticamente pelo SIPAC para a maioria dos formatos de arquivos adotados pelo ePING.

• Natureza do Documento (Ostensivo, Restrito ou Sigiloso):

 

Documento Ostensivo: documentos ficarão disponíveis para consulta na área pública do Sistema;

Documento Restrito: documento não estará habilitado para consulta do público em geral, sendo acessado apenas pelas unidades nas quais o processo tramitará, pelos interessados e pelos assinantes do documento.

Documento Sigiloso: usado quando se requer rigorosas medidas de segurança e cujo teor deve ser, exclusivamente, do conhecimento de quem o cadastrou e de pessoas por ele credenciadas. 

• Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado.

Após adicionar o(s) documento(s), inclua o(s) responsável(is) pela assinatura de cada documento que foi adicionado ao processo eletrônico. Para isso, escolha entre as opções apresentadas.

IMPORTANTE: o sistema permite que vários assinantes sejam indicados, independente de pertencerem ou não à mesma categoria.

Após adicionar todos os assinantes dos documentos, clique em Finalizar. A tela a seguir de Dados Gerais do Processo será disponibilizada pelo Sistema.

Na tela, se desejar visualizar os documentos inseridos, clique no ícone Visualizar Documento. Para visualizar os dados gerais dos documentos recém-inseridos, clique no ícone Visualizar Informações Gerais ao seu lado.

4.3        PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.
4.3.3    A adição de novos documentos somente é possível em processos que foram recebidos e estejam de posse na UG do servidor que está executando a ação.

4.4        DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 22/08/2023
Versão: 2.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-048_R2_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Data: 17/08/2020
Versão: 1.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-048_R1_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Emissão inicial

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

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7         PERGUNTAS FREQUENTES

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.