IT-040

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para realizar o desarquivamento de processos eletrônicos previamente arquivados no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC/Protocolo. Ao desarquivar um processo eletrônico, o usuário permitirá que ele possa vir a ser tramitado e modificado novamente.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1   INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

3.2   TERMOS-CHAVE

Processo; Processo eletrônico; Desarquivamento de Processo; Desarquivar Processo.

3.3   PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a sua produção.

Desarquivamento: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação, quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa.

Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável pelo desarquivamento de processo no SIPAC/Protocolo.

4.2   DESARQUIVAR PROCESSO NO SIPAC/PROTOCOLO

Para desarquivar processo, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.

O Sistema abrirá automaticamente a tela a seguir.

Para proceder com o desarquivamento de processo(s), a Mesa Virtual disponibiliza 02 (dois) caminhos: a primeira opção está na aba Arquivo e a outra surgirá após selecionar o item Processos Arquivados na Unidade.

4.2.1          Para desarquivar o processo por meio da Aba Arquivo:

Posicionar o cursor sobre o nome Arquivo. O Sistema apresentará as opções Processos e Documentos. Mover o cursor até a opção Processos. Clicar na opção Desarquivar Processo.

A seguinte tela será exibida pelo Sistema, com os campos para Consulta de Processos e a lista de Processos na Unidade:

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Para retornar ao menu principal do módulo, clique em Protocolo.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Buscar, para realizar a consulta. A lista Processos na Unidade será atualizada, passando a exibir apenas aqueles que atendem aos critérios de busca utilizados.

Para realizar o desarquivamento de um ou mais processos arquivados no Sistema da Instituição, selecione os processos desejados, clicando na caixa de seleção exibida do lado esquerdo de seu número, e clique em Desarquivar.

O Sistema o direcionará para a página a seguir:

Caso desista do desarquivamento de um dos processos selecionados, ou seja, caso deseje remover um processo da lista de Processos Selecionados para Desarquivamento, clique no ícone Remover Processo da Lista ao seu lado. A seguinte janela de confirmação será apresentada:

Clique em Cancelar, caso desista da operação, ou em OK, para confirmá-la. Optando por confirmar, o Sistema exibirá uma mensagem de sucesso da remoção no topo da página:

De volta à página anterior, que contém a lista de Processos Selecionados para Desarquivamento, insira uma Observação referente ao desarquivamento dos processos selecionados, se assim o desejar.

Caso deseje retornar para a página anterior, clique em Voltar.

Para prosseguir com o desarquivamento, clique em Confirmar. A caixa de diálogo a seguir será disponibilizada:

Se desistir do desarquivamento, clique em Cancelar. Para prosseguir, clique em OK. Ao optar por confirmar desarquivamento do processo, a tela a seguir será exibida, juntamente com a mensagem de sucesso da ação:

4.2.2          Desarquivar o processo por meio da opção Processos Arquivados na Unidade

Clicar na seta à direita, para abrir a caixa seleção.

No campo PROCESSOS, selecionar a opção Processos Arquivados na Unidade.

Ao selecionar Processos Arquivados na Unidade, o Sistema retornará com a lista daqueles que estão arquivados da UG. Para realizar a ação de desarquivamento do processo, são disponibilizadas 02 (duas) opções:

Uma primeira forma está na barra cinza presente na página “Processos Arquivados na Unidade”, por meio do ícone   (Desarquivar Processos Selecionados).

A outra possibilidade de realizar o Desarquivamento de processo é através do ícone , disponível à direita de cada processo listado na página “Processos Arquivados na Unidade”.

 

 

Para realizar o desarquivamento do processo com o ícone  , disponível na barra cinza, clicar naquele(s) processo(s) que deseje desarquivar. Essa operação permite que se marque um ou mais processos e os desarquive de uma única vez:

O Sistema o direcionará para a página a seguir:

Caso desista do desarquivamento de um dos processos selecionados, ou seja, caso deseje remover um deles da lista de Processos Selecionados para Desarquivamento, clique no ícone Remover Processo da Lista ao seu lado. A seguinte janela de confirmação será apresentada:

Clique em Cancelar, caso desista da operação, ou em OK, para confirmá-la. Optando por confirmar, o Sistema exibirá uma mensagem de sucesso da remoção no topo da página:

De volta à página anterior, que contém a lista de Processos Selecionados para Desarquivamento, insira uma Observação referente ao desarquivamento dos processos selecionados, se assim o desejar.

Caso deseje retornar para a página anterior, clique em Voltar.

Para prosseguir com o desarquivamento, clique em Confirmar. A caixa de diálogo a seguir será disponibilizada:

Se desistir do desarquivamento, clique em Cancelar. Para prosseguir, clique em OK. Ao optar por confirmar o desarquivamento do processo, a tela será atualizada e será exibida a mensagem de sucesso da ação:

 

Para realizar o Desarquivamento de processo pelo ícone , o usuário deverá identificar aquele a ser desarquivado e clicar sobre o símbolo:

O Sistema abrirá uma caixa com as várias operações disponíveis para serem realizadas no processo selecionado. Clique em Desarquivar Processo. O Sistema o direcionará para a tela seguinte:

Caso desista do desarquivamento de um dos processos selecionados, ou seja, caso deseje remover um deles da lista de Processos Selecionados para Desarquivamento, clique no ícone Remover Processo da Lista ao seu lado. A seguinte janela de confirmação será apresentada:

Clique em Cancelar, caso desista da operação, ou em OK, para confirmá-la. Optando por confirmar, o Sistema exibirá uma mensagem de sucesso da remoção no topo da página:

De volta à página anterior, que contém a lista de Processos Selecionados para Desarquivamento, insira uma Observação referente ao desarquivamento dos processos selecionados, se assim o desejar.

Caso deseje retornar para a página anterior, clique em Voltar.

Para prosseguir com o desarquivamento, clique em Confirmar. A caixa de diálogo a seguir será disponibilizada:

Se desistir do desarquivamento, clique em Cancelar. Para prosseguir, clique em OK. Ao optar por confirmar o desarquivamento do processo, a tela será atualizada e será exibida a mensagem de sucesso da ação:

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

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5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 22/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-040_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais… 

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

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7         PERGUNTAS FREQUENTES

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