IT-038

1        OBJETIVO

Apresentar orientações para responder memorandos recebidos na unidade de lotação do servidor, por meio do SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1   INTRODUÇÃO

O Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais – CEFET-MG estabeleceu o uso do memorando em meio eletrônico, por meio do sistema SIPAC/Protocolo.

Conforme descrito no Manual de Redação Oficial da Presidência da República, o memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes e outros, a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Esta Instrução de Trabalho orienta o servidor sobre como responder memorandos recebidos pela sua unidade de lotação, utilizando-se do SIPAC/Protocolo.

3.2   TERMOS-CHAVE

Memorando; Memorando eletrônicos; Memorando recebido; Responder memorando

3.3   PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

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3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Manual de redação da Presidência da República. 2. ed. rev. e atual. – Brasília: Presidência da República, 2002.

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam a identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável por responder o memorando eletrônico.

4.2   RESPONDER MEMORANDO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mês Virtual → Memorandos → Consultas → Listar Recebidos.

 

 

 O Sistema exibirá a seguinte página:

 

Na tela ilustrada são apresentadas os Memorandos recebidos na UG. O servidor deverá escolher o memorando de interesse. Nessa tela, é possível realizar diversas operações, como, por exemplo Visualizar Memorando, Visualizar Leituras, Encaminhar Memorando, além da opção Responder Memorando.

Para responder a um memorando recebido na UG, clique em .

A página será atualizada e passará a ser exibida conforme tela a seguir.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida, posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for apresentada.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em Protocolo. Esta opção será a mesma sempre que for exibida pelo Sistema.

Escolha entre as opções Às Unidades de Servidores Assinantes, Aos Servidores Assinantes ou A Outro Destino.

Em seguida, marque as Unidades que deverão receber a resposta do Memorando e clique em Adicionar Unidades Selecionadas como Destinatárias.

Após definir os dados, clique em Continuar, para prosseguir com a resposta do memorando.

Surgirá uma tela similar a esta:

Informe um ou mais dos seguintes parâmetros:

• Assunto Detalhado do memorando que será respondido;
• Texto do Memorando eletrônico;

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta operação será válida sempre que aparecer.

Caso queira anexar um arquivo ao memorando, clique em Browse e busque o documento em seu computador. Em seguida, clique em Anexar Arquivo e a página será atualizada.

Na tela ilustrada, informe o nome do servidor responsável por autenticar o memorando. Para isso, insira, no campo Assinatura do Servidor, seu nome. Escolha a Unidade do Servidor. Clique em Adicionar Servidor.

Se desejar remover um Servidor listado, clique no ícone Remover Servidor. O Sistema solicitará a confirmação desta ação por meio da seguinte caixa de diálogo:

Clique em Cancelar, caso desista da operação, ou em OK, para confirmá-la.

Caso deseje salvar as informações sem enviar o memorando para autenticação, clique em Gravar. Se sua intenção for enviar o memorando cadastrado para que seja autenticado, clique em Enviar para Autenticação. Ambas apresentarão a mesma imagem, diferenciando-se, apenas, na mensagem de sucesso de cada uma.

A seguinte página será apresentada:

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a autenticação de memorandos.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

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5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 22/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-038_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais… 

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

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7         PERGUNTAS FREQUENTES

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