IT-037

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para realizar o arquivamento dos processos eletrônicos cadastrados no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC/Protocolo. Um processo é arquivado quando sua tramitação cessou, não podendo sofrer modificações, ficando disponível apenas para visualização, tanto na área pública do Sistema quanto para o usuário interno da Instituição.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1  INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

3.2  TERMOS-CHAVE

Processo; Processo eletrônico; Arquivamento de Processo; Arquivar Processo.

3.3   PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5  PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou sua produção.

Desarquivamento: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação, quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa.

Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

4        CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável pelo arquivamento de processo no SIPAC/Protocolo.

4.2   ARQUIVAR PROCESSO NO SIPAC/PROTOCOLO

Para arquivar processo, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.

O Sistema apresentará sua tela principal.

A Mesa Virtual disponibiliza 02 (duas) maneiras de realizar o Arquivamento de Processo:

– Por meio da Aba Arquivo

– Por meio dos ícones disponíveis na página (Processos Na Unidade)

 

4.2.1          Aba Arquivo

 

Na Aba Arquivo, posicionar o cursor sobre o termo Processos e clicar em Arquivar Processo.

O Sistema apresentará uma lista com os processos que estão na UG e que poderão ser arquivados.

Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes parâmetros:

• Número do Processo que deseja arquivar;
• Número do Código de Barras do processo;
• Assunto Detalhado do processo;
• Nome do Interessado no processo;
• Relação dos processos dependentes de autenticação de despacho.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em Protocolo.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Consultar para realizar a busca. A Lista de Processos encontrados será atualizada, passando a exibir apenas aqueles que atendem aos critérios de busca utilizados.

A partir da tela de Lista de Processos, é possível Visualizar Documento, Visualizar Dados do Documento e conferir os seus detalhes do processo em Processo Detalhado.

Para arquivar um determinado processo listado, selecione-o clicando na caixa de seleção localizada ao lado esquerdo do seu número. Em seguida, clique em Incluir Processos.

A tela a seguir será exibida pelo Sistema, com a mensagem de sucesso da inserção do processo e a lista de Processos Informados para Arquivamento:

Caso queira remover um processo da lista de selecionados para arquivamento, clique no ícone ao seu lado.

Uma janela de confirmação será apresentada:

Clique em Cancelar, caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o Sistema disponibilizará a seguinte mensagem no topo da página:

Após inserir na lista de Processos Informados para Arquivamento todos aqueles que deseja arquivar, clique em Confirmar Arquivamento para prosseguir com a operação. O Sistema o direcionará para a próxima tela:

Clique em Voltar, caso deseje retornar para a página anterior. Clique em Confirmar, para finalizar a operação. O Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo, solicitando confirmação do arquivamento do(s) processo(s) selecionado(s):

Clique em Cancelar, se desistir da operação, ou em OK, se desejar confirmá-la. Ao optar por prosseguir, outra tela será exibida, juntamente com a mensagem de sucesso da ação:

 

 

4.2.2          Ícone   disponível na página (Processos Na Unidade)

Em Processos Na Unidade, clicar na caixa de seleção localizada ao lado esquerdo, próxima do número do processo

Após selecionar o processo, clicar no ícone Arquivar Processos Selecionados disponível na barra cinza OU no ícone Arquivar Processo , que é apresentado ao clicar em  , o qual está disponível à direita de cada processo listado na página “Processos na Unidade”.

 O Sistema abrirá a tela a seguir, apresentando os dados do processo selecionado para arquivamento.

Clique em Voltar, caso deseje retornar para a página anterior. Clique em Confirmar, para finalizar a operação. O Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo, solicitando confirmação do arquivamento do processo selecionado:

Clique em Cancelar, se desistir da operação, ou em OK, se desejar confirmá-la. Ao optar por prosseguir, outra tela será apresentada com a lista de Processos Arquivados na Unidade:

 

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

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5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 21/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-037_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais… 

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

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7         PERGUNTAS FREQUENTES

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