IT-036

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para realizar a juntada de documento avulso a processo no SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1   INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

3.2   TERMOS-CHAVE

Processo; Documento avulso; Juntada; Juntada de documento avulso

3.3    PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

Documento avulso: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo.

Juntada: União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo. Realiza-se por Anexação ou Apensação.

Juntada por anexação: União em caráter definitivo e irreversível de documento(s), avulso(s) ou processo(s), a outro processo, desde que referentes a um mesmo interessado ou assunto, visando à continuidade da ação administrativa.

3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável pela juntada de documento avulso a processo no SIPAC/Protocolo.

4.2   REALIZAR A JUNTADA DE DOCUMENTO AVULSO A PROCESSO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.

O Sistema exibirá a seguinte tela:

Clicar na seta à direita para abrir a caixa seleção:

No campo PROCESSOS, selecionar a opção Processos na Unidade:

Ao selecionar Processos na Unidade, o Sistema apresentará a lista de processos já recebidos na UG e disponíveis para a operação de adição de documento.

Marque a caixa referente ao processo ao qual deseja adicionar o documento.

 

No processo selecionado, clique no ícone , disponível à direita de cada processo listado na página “Processos na Unidade”.

Ao clicar no ícone, o Sistema apresentará as opções de operação a serem realizadas com o processo, conforme a tela a seguir. Caminhe com o cursor até a opção Juntada e, em seguida, em Juntada de Documento.

Na tela que foi apresentada, é possível realizar a consulta de documentos que estão na unidade e que poderão ser selecionados para serem juntados ao processo. Pode-se consultar os documentos que estão na UG, informando os seguintes dados:

 

• Protocolo do documento;
• Número Identificador do Documento;
• Ano do Documento que deseja consultar;
• Selecione o Tipo do Documento, entre as opções disponibilizadas pelo Sistema;
• Unidade de Origem do documento;
• Período do Documento;
• Período do Cadastro do documento, ou seja, período em que o documento foi cadastrado no Sistema;
• Assinale a opção Todos para buscar por todos os documentos existentes na Unidade.

Definidos os parâmetros da pesquisa, clique em Consultar para prosseguir.

No campo Documentos Encontrados, constarão os documentos que atenderam aos critérios indicados previamente na consulta e que poderão ser juntados ao processo selecionado.

Caso deseje conhecer o Documento Detalhado, clique no ícone Documento Detalhado.  Para Visualizar Documento, clique em Visualizar Documento.

Em Documentos Encontrados, selecione aqueles que devem ser juntados ao processo, clicando na caixa de seleção exibida do lado esquerdo de cada um. Em seguida, clique em Adicionar Documentos para prosseguir com a operação.

A página será atualizada e exibirá, em seu topo, a mensagem de sucesso da inserção do documento:

Caso deseje fazer a juntada de um novo documento, repita a operação.

Os documentos que foram selecionados e adicionados constarão no campo Documentos Inseridos no Processo.

Para prosseguir com a juntada do documento avulso, clique em Continuar.

A próxima tela apresentará os Dados Gerais do Processo, a relação dos Documentos do Processo e os Novos Documentos Inseridos no Processo. Para finalizar a juntada, o Sistema exigirá a emissão de um despacho.

Para o cadastro do despacho, selecione o servidor responsável por ele.

Marque a Forma do Despacho que deseja utilizar. Optando por Informar Despacho, o Sistema disponibilizará um campo onde o texto do despacho poderá ser redigido, utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada. Caso escolha a anexação de documento como despacho, clicar em Anexar Arquivo e busque-o em seu computador.

Clique em Finalizar para confirmar o registro do despacho. O Sistema o direcionará para a tela a seguir, que contém a mensagem de sucesso da operação.

 

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

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5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 21/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-036_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais… 

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

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7         PERGUNTAS FREQUENTES

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