IT-035

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para, no sistema SIPAC/Protocolo, realizar o registro eletrônico do envio de processos atualmente encontrados na unidade de lotação do servidor para outra unidade da Instituição ou para órgãos externos, conforme desejado. É importante destacar que, para realizar o envio de processos para órgãos externos, a unidade de lotação do usuário deve estar parametrizada para tal.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1   INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

3.2   TERMOS-CHAVE

Processo; Processo Eletrônico; Envio de Processo; Saída de Processo

3.3    PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável pelo envio (saída) do processo no SIPAC/Protocolo.

4.2   REGISTRAR ENVIO (SAÍDA) DE PROCESSO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Clicar na seta à direita para abrir a caixa seleção. Importante lembrar que, para realizar o envio (saída) de um processo, é obrigatório que ele já tenha sido recebido em sua UG.

No campo PROCESSOS, selecionar a opção Processos na Unidade.

Ao selecionar Processos na Unidade, o Sistema retornará com a lista de processos que foram recebidos na UG e se encontram na unidade para as diferentes operações/encaminhamentos possíveis no processo.

Para realizar o Envio (saída) de processo, a Mesa Virtual disponibiliza 02 (duas) maneiras de fazer essa operação: uma primeira está na barra cinza presente na página “Processos na Unidade”, por meio do ícone (Enviar Processos Selecionados).

Outra possibilidade de realizar o Envio (saída) de processo é pelo ícone , disponível à direita de cada processo listado na página “Processos na Unidade”.

Para realizar o envio do processo por meio do ícone disponível na barra cinza, clicar antes no(s) processo(s) que deseje enviar.

Essa operação permite que se marque um ou mais processos e os envie de uma única vez a um mesmo destinatário:

O Sistema exibirá uma tela, como a seguinte, contendo o(s) processo(s) marcados para envio (saída): 

Caso deseje retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta opção será válida para todas as páginas em que estiver presente.

Se desejar remover um determinado processo da lista de processos a serem enviados para outra unidade, clique no ícone . Será exibida uma caixa de diálogo solicitando a confirmação da ação. Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la

Em seguida, informe a Unidade de Destino do processo digitando o código ou o nome da unidade desejada, ou selecionando a opção no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo Sistema, ou para um órgão externo. Se desejar, acrescente Observações sobre o envio.

Após informar os dados necessários, clique em Enviar para prosseguir. A seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página:

Caso deseje retornar ao ambiente Processos na Unidade da Mesa Virtual, clique em 

Caso deseje registrar o envio de outro processo, clique em Enviar Outros Processos e repita a operação descrita anteriormente.

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique no link Protocolo.

 

Para realizar o envio do processo por meio do ícone , o usuário deverá identificar o processo a ser enviado e clicar sobre o ícone:

O Sistema abrirá uma caixa com as várias operações disponíveis para serem realizadas no processo selecionado.

Clique em Enviar Processo. O Sistema o direcionará para a tela seguinte, que contém o processo selecionado para envio e os campos para inserção dos Dados do Envio do processo:

Caso deseje retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta opção será válida para todas as páginas em que estiver presente.

Se desejar remover o processo da lista de processos a serem enviado para outra unidade, clique no ícone. Será exibida uma caixa de diálogo solicitando a confirmação da ação. Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la

Em seguida, informe a Unidade de Destino do processo digitando o código ou o nome da unidade desejada, ou selecionando a opção no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo Sistema, ou para um órgão externo. Se desejar, acrescente Observações sobre o envio.

Após informar os dados necessários, clique em Enviar para prosseguir. A seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página:

Caso deseje retornar ao ambiente Processos na Unidade da Mesa Virtual, clique em <<Voltar aos Processos da Mesa Virtual

Caso deseje registrar o envio de outro processo, clique em Enviar Outros Processos e repita a operação descrita anteriormente.

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique no link Protocolo.

 

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento

5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 21/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-035_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais…

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

7         PERGUNTAS FREQUENTES

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.