IT-030

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para assinar documentos no SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1   INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

3.2   TERMOS-CHAVE

Processo; Processo eletrônico; Assinar documentos; Assinatura digital

3.3   PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

 3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
UFRN – Universidade Federal do Rio Grande do Norte

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

Digitalização: A digitalização consiste na captura da imagem (representante digital) e deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade com o documento original, levando em consideração as características físicas, estado de conservação e finalidade de uso.

Documento ostensivo – Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso.

Documento sigiloso – Documento, avulso ou processo, que, pela natureza de seu conteúdo, sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor.

OCR – Tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos em dados pesquisáveis e editáveis.

PDF/A – Formato de arquivo digital para arquivamento de longo prazo de guarda. Baseia-se na versão 1.4 do PDF de referência da Adobe Systems Inc. (implementado no Adobe Acrobat 5 e versões posteriores) e é definido pelas normas ISO 19005-1:2005, e versão 1.7, ISO 32000-1:2008.

Tipo de conferência de documentos: Refere-se à categoria do documento (digital ou impresso) recebido para inserção em um processo eletrônico. Se o documento recebido estiver em meio físico (impresso), será necessária a devida conversão para meio eletrônico, usando o recurso de digitalização. Deve-se observar que o tipo de conferência a ser informado referir-se-á ao documento base e não ao produto de sua digitalização. O Decreto 8.539/15 exige que seja registrada a conferência, feita pelo servidor público, do documento recebido ou apresentado, existindo as seguintes opções: original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

Classificação de documentos obtidos após digitalização: Documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

Resolução CONARQ nº 31/2010, de 28/04/2010 (Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes)

ET-021 – Padrão para Digitalização de Documentos de Assentamento Funcional

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável pela assinatura de documentos no SIPAC/Protocolo.

4.2   ASSINAR DOCUMENTOS NO SIPAC/PROTOCOLO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual → Caixa de Seleção.

O Sistema exibirá a seguinte tela:

Clicar na seta à direita para abrir a caixa seleção:

No campo OUTROS, selecionar a opção Assinatura de Documentos

Caso o servidor possua documentos a serem assinados, o Sistema carregará automaticamente uma lista com os Documentos Pendentes de Assinatura, conforme tela a seguir:

Ao clicar na seta indicada na caixa de seleção acima, serão apresentadas outras opções de consulta para o servidor: Documentos pendentes apenas de minha assinatura e Documentos Assinados.

 

Para proceder com a assinatura de documentos, o servidor deverá selecionar qual(is) documento(s) será(ão) assinado(s) e clicar na caixa indicativa do(s) mesmo(s).

Após a seleção do documento, clicar no ícone , que abrirá uma caixa com as opções a seguir:

Assinar Documento

Para realizar a assinatura dos documentos selecionados, clicar em Assinar Documento, indicar a função na qual assinará o documento e informar a senha. Ao final, clique em Confirmar.

O Sistema também permite selecionar todos os documentos listados para assiná-los de uma única vez. Para isso, clique em

 Alterar Documento

Caso seja necessário ou tenha interesse em modificar o documento, clique em Alterar Documento. Ao optar por Alterar Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Clique em Alterar Documento, caso deseje salvar uma nova versão para o documento. Clique em Cancelar, caso desista da alteração do documento.

Optando por realizar a alteração do documento, a mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página:

Importante: se o documento tiver outros assinantes e for alterado, será preciso solicitar a assinatura dos demais responsáveis novamente

 

Cancelar Documento

Para cancelar o documento, os servidores que foram indicados como assinante(s) deverão selecionar a opção Cancelar Documento ANTES que o mesmo seja assinado, já que o documento assinado por TODOS os indicados acarretará na impossibilidade do cancelamento do documento por meio dessa opção de tela.

Cabe salientar que, ainda será possível cancelar o documento, mesmo que todos tenham assinado, mas desde que ainda não tenha sido visualizado pelo destinatário.

Para proceder com o cancelamento do documento, o servidor deverá clicar na opção Cancelar Documento. O Sistema apresentará a tela a seguir, em que deverá ser cadastrada uma Justificativa para o cancelamento do documento.

 

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 21/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-030_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais… 

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

7         PERGUNTAS FREQUENTES

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.