IT-025

1         OBJETIVO

Apresentar orientações para realizar o cadastro de memorando no SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC/Protocolo.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1        INTRODUÇÃO

O Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais – CEFET-MG estabeleceu o uso do memorando em meio eletrônico, por meio do sistema SIPAC/Protocolo.

Conforme descrito no Manual de Redação Oficial da Presidência da República, o memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes e outros, a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Esta Instrução de Trabalho orienta o servidor sobre como cadastrar memorandos eletrônicos no SIPAC/Protocolo. Vale ressaltar que todo memorando cadastrado possui um ou mais servidor(es) responsável(is) pela sua autenticação, sendo que essa responsabilidade caberá apenas àqueles que possuem atributo de Chefia no Sistema.

3.2        TERMOS-CHAVE

Memorando; Memorando eletrônico; Cadastro de memorando; Gravação de memorando; Envio de memorando

3.3        PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4        PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5        PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6        SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7        DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

 3.8        REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Manual de redação da Presidência da República. 2. ed. rev. e atual. – Brasília: Presidência da República, 2002.

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis.

4.1        EXECUTOR

Servidor responsável pelo cadastro do Memorando Eletrônico.

4.2        CADASTRO DE MEMORANDO ELETRÔNICO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual → Aba Memorandos → Cadastrar Memorando.

O Sistema exibirá a seguinte página:

Nesta tela, selecione os dados para iniciar o cadastro:

• Destinado: indica para onde será enviado o memorando eletrônico;
• Se a opção “A uma Unidade” for escolhida, selecionar a UG na lista apresentada. Caso opte por “Não encontrei a unidade, buscar por responsável” informar o nome do servidor responsável pela UG;
• Na caixa, “Selecione o nível de acesso ao memorando na unidade”; marcar a opção que indicará quem poderá ler o memorando na UG de destino;
• Marque a caixa de seleção Com Cópias, caso deseje enviar cópias do memorando a outros destinatários. Após selecionada, esta parte da página apresentará campos semelhantes aos já exibidos anteriormente;
• Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando, para receber uma mensagem eletrônica confirmando que o memorando foi lido.
  

Vale salientar que ao selecionar a Unidade requerida, o(s) Servidor(es) responsável(eis) pela unidade selecionada será(ão) listado(s) automaticamente.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Para retornar ao menu principal do módulo, clique em Protocolo. Após definir os dados, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro do memorando. Surgirá a seguinte página:

 Informe um ou mais dos parâmetros a seguir:

• Assunto do Memorando: descrição resumida do que trata o memorando;
• Assunto Detalhado: descrição mais detalhada do assunto do memorando;
• Texto do Memorando: texto referente ao memorando.
• Deseja anexar algum arquivo ao memorando eletrônico?: utilizar caso precise incluir um arquivo como anexo ao memorando.
  

Se desejar retornar a tela anterior, clique em Voltar. Caso queira anexar um arquivo ao memorando, clique em Browse e busque o documento em seu computador. Em seguida, clique em Anexar Arquivo e a página será atualizada conforme a próxima imagem, com a mensagem de sucesso da operação na parte superior.

Se desejar remover o arquivo, clique no ícone Remover Anexo.  A seguinte caixa de diálogo de confirmação será exposta: Clique Cancelar, caso desista da operação, ou em OK, para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem será disponibilizada no topo da página

De volta à tela com os dados do Memorando Eletrônico, clique em Pré-Visualizar, para verificar o texto do memorando. A seguinte tela será gerada:

Caso queira imprimir esta pré-visualização, clique em Imprimir.   Para encerrar a visualização e retornar à tela anterior, clique em Fechar.

Retornando à página com os dados do Memorando Eletrônico, após preencher os campos necessários, clique em Continuar, para dar sequência ao cadastro do memorando.

A seguinte página será exibida:

Na tela apresentada, informe qual(is) servidor(es) será(ão) responsável(eis) por autenticar o memorando. Para isso, preencha os campos a seguir:

• Assinatura do Servidor: nome do servidor responsável por autenticar o memorando;
• Unidade do Servidor: em qual unidade da Instituição o servidor responsável encontra-se;
• Função do Servidor na Assinatura: papel desempenhado por ele na instituição
  

Após o preenchimento dos campos em questão, clique em Adicionar Servidor. A página será atualizada e o(s) nome(s) indicado(s) constará(ão) no campo “Servidores Adicionados”:

Se desejar remover um servidor da lista de Servidores Adicionados, clique no ícone Remover Servidor. O Sistema solicitará a confirmação desta ação através da seguinte caixa de diálogo:

Clique Cancelar, caso desista da operação, ou em OK, para confirmá-la. Decidindo confirmar a exclusão, o servidor será, automaticamente, removido da lista de Servidores Adicionados.

Voltando para a tela de inclusão do servidor responsável, clique em Gravar, para salvar as informações sem enviar o memorando para autenticação, ou, se preferir, clique em Enviar para Autenticação, se o objetivo for enviar o memorando cadastrado para que seja autenticado. Ambas apresentarão a mesma imagem, diferenciando, apenas, a mensagem de sucesso de cada uma.

A seguinte página apresenta a operação de enviar memorando para autenticação, acompanhada da mensagem de sucesso da operação.

Para visualizar o memorando, clique neste ícone Visualizar.

Para realizar um novo cadastro de um Memorando Eletrônico, clique em Cadastrar Memorando e siga as instruções descritas nesta Instrução de Trabalho.

Caso tenha autorização para autenticar o memorando, clique em Autenticar Memorando e siga as orientações da IT-026: Autenticar Memorando Eletrônico.

4.3        PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar o cadastro de memorandos.

4.4        DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

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5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 21/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-025_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais…

 6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

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7         PERGUNTAS FREQUENTES

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TUTORIAL EM VÍDEO

Nota: Recomenda-se assistir ao vídeo usando o recurso “Tela inteira”