IT-024

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para adicionar novos documentos a um processo eletrônico no SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3        CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1   INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

 3.2   TERMOS-CHAVE

Processo; Processo eletrônico; Adicionar documentos ao processo; Novos documentos.

3.3   PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA  REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

Digitalização: A digitalização consiste na captura da imagem (representante digital) e deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade com o documento original, levando em consideração as características físicas, estado de conservação e finalidade de uso.

Documento ostensivo – Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso.

Documento sigiloso – Documento, avulso ou processo que, pela natureza de seu conteúdo, sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor.

OCR – Tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos em dados pesquisáveis e editáveis.

PDF/A – Formato de arquivo digital para arquivamento de longo prazo de guarda. Baseia-se na versão 1.4 do PDF de referência da Adobe Systems Inc. (implementado no Adobe Acrobat 5 e versões posteriores) e é definido pelas normas ISO 19005-1:2005, e versão 1.7, ISO 32000-1:2008.

Tipo de conferência de documentos: Refere-se à categoria do documento (digital ou impresso) recebido para inserção em um processo eletrônico. Se o documento recebido estiver em meio físico (impresso), será necessária a devida conversão para meio eletrônico, usando o recurso de digitalização. Deve-se observar que o tipo de conferência a ser informado referir-se-á ao documento base e não ao produto de sua digitalização. O Decreto 8.539/15 exige que seja registrada a conferência, feita pelo servidor público, do documento recebido ou apresentado, existindo as seguintes opções: original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

Resolução CONARQ nº 31/2010, de 28/04/2010 (Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes)

ET-021 – Padrão para Digitalização de Documentos de Assentamento Funcional

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável por adicionar novos documentos ao processo no SIPAC/Protocolo.

4.2   ADICIONAR NOVOS DOCUMENTOS A PROCESSO NO SIPAC/PROTOCOLO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.

O Sistema exibirá a seguinte tela:

Clicar na seta à direita para abrir a caixa seleção:

No campo PROCESSOS selecionar a opção Processos na Unidade.

Ao selecionar Processos na Unidade, o Sistema apresentará a lista de processos já recebidos na UG e possíveis para a operação de adição de documento.

Marque a caixa referente ao processo ao qual deseja fazer a operação de adição do documento.

No processo selecionado, clique no ícone , disponível à direita de cada processo listado na página “Processos na Unidade”.

Ao clicar no ícone, o Sistema apresentará as opções de operação a serem realizadas no processo, conforme a tela a seguir. Caminhe com o cursor até a opção Adicionar Documento.

 

Ao clicar na opção Adicionar Novo Documento, a tela a seguir será exibida:

 

Caso queira retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Na tela acima, informe os seguintes dados do documento a ser adicionado:

• Tipo do Documento: selecionar a opção adequada ao documento que está sendo inserido. Procurar uma opção com a exata categoria do documento. Caso não localize, deve-se entrar em contato com a equipe responsável pelo MaPA (Manual de Procedimentos Administrativos) e solicitar a criação do tipo do documento na lista do SIPAC/Protocolo.
  

• Natureza do Documento (Ostensivo, Restrito, Sigiloso):

 

Documento Ostensivo: documentos ficarão disponíveis para consulta na área pública do Sistema;

Documento Restrito: documento não estará habilitado para consulta do público em geral, sendo acessado apenas pelas unidades nas quais o processo tramitará, pelos interessados e pelos assinantes do documento.

Documento Sigiloso: usado quando se requer rigorosas medidas de segurança e cujo teor deve ser, exclusivamente, do conhecimento de quem o cadastrou e de pessoas credenciadas por este.

Caso exista um Procedimento Padrão (PP) emitido para o processo de trabalho em questão, é imprescindível utilizar as orientações de preenchimento desse campo descritas no PP.

• Assunto Detalhado: utilizar o campo para escrever informações que auxiliarão o destinatário quanto ao entendimento do objetivo do documento. As informações aqui registradas serão visíveis a todos os que possuem acesso ao Sistema, devendo-se evitar o uso de dados pessoais ou considerados sigilosos. Caso exista um Procedimento Padrão (PP) emitido para o processo de trabalho em questão, é imprescindível utilizar as orientações de preenchimento desse campo descritas no PP.
  

• Observações, referentes ao documento, se desejar.
  

• Forma do Documento: escolher dentre as opções Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.
  

Cabe destacar que a página será exibida com campos diferentes de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, nesta Instrução de Trabalho.

4.2.1          Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Insira o texto a ser cadastrado na área destacada. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo Sistema.

É importante destacar que, caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no Sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será inserida no texto.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em Carregar Modelo ou Carregar Modelo Unidade. A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Após concluir a redação do documento, clicar em Adicionar Documento.

 4.2.2          Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento Anexar Documento Digital, a página será exibida na formatação abaixo:

O sistema só permite anexar documentos com formatos de arquivos adotados pelo ePING – Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico.

Na tela acima, preencher os campos com as informações referentes ao documento digital a ser anexado:

• Data do Documento: É a data de emissão do documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone.
  

• Identificador: É o código que identifica o documento, como por exemplo, um número de ata, número de nota fiscal, número de contrato etc.
  

• Ano: Informar o ano de emissão do documento.
  

• Unidade de Origem: UG responsável pela emissão do documento. Para informar a unidade desejada, digite seu código ou nome, ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema.
  

• Data de Recebimento: Informar a data em que o documento digital foi recebido na UG (por e-mail ou outro sistema) ou, na ausência dela, informar a data da conversão do documento em papel para arquivo digital, ou a data de obtenção do arquivo na internet (por download). Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone.
  

• Tipo de Conferência: Selecionar a opção que indica a forma do documento que foi apresentada ao servidor público pelo interessado/solicitante (Original, Cópia autenticada em cartório, Cópia autenticada administrativamente ou Cópia simples). Para maiores detalhes, consultar o item 3.7 desta Instrução de Trabalho.
  

• Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado.
  

• Número de Folhas: Valor preenchido automaticamente pelo SIPAC para a maioria dos formatos de arquivos adotados pelo ePING.

Após concluir a redação do documento, clicar em Adicionar Documento.

Após adicionar o documento, seja redigindo seu conteúdo ou anexando um arquivo digital, informe os responsáveis por assiná-lo. Para isso, escolha entre as opções apresentadas.

IMPORTANTE: o sistema permite que vários assinantes sejam indicados, independente de pertencerem ou não à mesma categoria.

Após concluir a adição dos assinantes, clique em Continuar, para prosseguir.

Caso deseje inserir um novo documento, repita a operação.

Nesse momento ainda é possível alterar a ordem em que os documentos serão inseridos ao processo eletrônico. Para modificar a ordem, clique na seta localizada a esquerda do documento.

Os ícones à direita na tela acima representam operações que podem ser realizadas para cada documento inserido.

Se desejar visualizar o conteúdo do documento inserido, clique no ícone Visualizar Documento. Os documentos ainda não assinados somente estarão disponíveis para visualização dos usuários responsáveis pelo seu cadastro ou pelos respectivos assinantes.

Para visualizar os dados gerais do documento recém-inserido, clique no ícone Visualizar Informações Gerais ao seu lado. Esta ação será válida para todas as telas em que for apresentada.

Clique no ícone Visualizar Informações Gerais caso deseje excluir um documento previamente inserido. O Sistema exibirá a seguinte janela:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página:

Para concluir a operação, clique em Finalizar. A tela a seguir de Dados Gerais do Processo será disponibilizada pelo Sistema.

Ainda na tela anterior, é possível fazer outras operações no processo que foi selecionado: Adicionar Novos Documentos em Lote, Adicionar Novos Documentos, Movimentar o Processo, Visualizar Processo, Arquivar Processo e Mover Processo Para Pasta.

 

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.
4.3.3    A adição de novos documentos somente é possível em processos que foram recebidos e estejam de posse na UG do servidor que está executando a ação.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 21/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-024_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais… 

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

7         PERGUNTAS FREQUENTES

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.