IT-023

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para realizar o recebimento de um processo eletrônico no SIPAC/Protocolo.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1   INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

3.2   TERMOS-CHAVE

Processo; Processo eletrônico; Receber processo

3.3   PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

Digitalização: A digitalização consiste na captura da imagem (representante digital) e deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade com o documento original, levando em consideração as características físicas, estado de conservação e finalidade de uso.

Documento ostensivo – Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso.

Documento sigiloso – Documento, avulso ou processo, que, pela natureza de seu conteúdo, sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor.

OCR – Tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos em dados pesquisáveis e editáveis.

PDF/A – Formato de arquivo digital para arquivamento de longo prazo de guarda. Baseia-se na versão 1.4 do PDF de referência da Adobe Systems Inc. (implementado no Adobe Acrobat 5 e versões posteriores) e é definido pelas normas ISO 19005-1:2005, e versão 1.7, ISO 32000-1:2008.

Tipo de conferência de documentos: Refere-se à categoria do documento (digital ou impresso) recebido para inserção em um processo eletrônico. Se o documento recebido estiver em meio físico (impresso), será necessária a devida conversão para meio eletrônico, usando o recurso de digitalização. Deve-se observar que o tipo de conferência a ser informado referir-se-á ao documento base e não ao produto de sua digitalização. O Decreto 8.539/15 exige que seja registrada a conferência, feita pelo servidor público, do documento recebido ou apresentado, existindo as seguintes opções: original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

3.8  REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

Resolução CONARQ nº 31/2010, de 28/04/2010 (Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes)

ET-021 – Padrão para Digitalização de Documentos de Assentamento Funcional

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável pelo recebimento do processo no SIPAC/Protocolo.

4.2   RECEBER PROCESSO NO SIPAC/PROTOCOLO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.

O Sistema abrirá automaticamente a tela a seguir. Se não existir processo a receber na UG, o sistema apresentará a mensagem Nenhum Processo Encontrado.

Caso existam processos pendentes de recebimento na UG, o Sistema carregará a página com a lista dos processos a serem recebidos, conforme imagem a seguir:

Para proceder com o recebimento do(s) processo(s), a Mesa Virtual disponibiliza 02 (duas) opções: Uma primeira está na barra cinza presente na página, por meio do ícone Receber Processos Selecionados.

A outra possibilidade de realizar o recebimento do processo é por meio do ícone disponível à direita de cada processo listado na página “Processos Pendentes de Recebimento na Unidade”.

Para receber o processo utilizando-se o ícone Receber Processos Selecionados, marcar a caixa de seleção do processo a receber. Essa opção permite que o executor marque um ou mais processos e os receba de uma única vez.

O Sistema o direcionará para a página a seguir. Caso o executor tenha marcado mais de um processo, todos os selecionados serão apresentados na tela:

Caso queira adicionar um responsável ao processo que será recebido na unidade, clique no ícone “Adicionar Responsável”. Uma lista em ordem alfabética de usuários da unidade, que podem ser definidos como responsáveis pelo processo, será fornecida:

Selecione o(s) servidor(es) que deseja definir como responsável(is) pelo(s) processo(s) na unidade, por meio através da caixa de seleção localizada ao lado de cada nome e, em seguida, clique em Adicionar. Uma mensagem de sucesso será reproduzida pelo Sistema e o servidor será incluído como responsável pelo processo.

Para remover um servidor previamente definido como responsável pelo processo na unidade, clique no símbolo  . Surgirá uma caixa de diálogo:

Se desistir de excluir o responsável, clique em Cancelar. Para confirmar a remoção, clique em OK.

Para dar continuidade à operação de recebimento do processo, clicar em Confirmar Recebimento ou Confirmar e Visualizar Processo.

Caso escolha a opção Confirmar Recebimento, o Sistema será atualizado automaticamente e retornará à tela inicial de “Processos Pendentes de Recebimento na Unidade”, com a mensagem:

Caso escolha a opção Confirmar e Visualizar Processo, o Sistema será atualizado automaticamente e apresentará a tela com os “Dados Gerais” do processo recebido, possibilitando realizar as operações indicadas na barra lateral da página.

Para realizar o recebimento do processo por meio do ícone , o usuário deverá identificar o processo a ser recebido e clicar sobre o ícone:

O Sistema o direcionará para a página a seguir:

Caso queira adicionar um responsável ao processo que será recebido na unidade, clique no ícone “Adicionar Responsável”. Uma lista em ordem alfabética de usuários da unidade, que podem ser definidos como responsáveis pelo processo, será fornecida:

 Selecione o(s) servidor(es) que deseja definir como responsável(is) pelo processo na unidade, por meio da caixa de seleção localizada ao lado de cada nome e, em seguida, clique em Adicionar. Uma mensagem de sucesso será reproduzida pelo Sistema e o servidor será incluído como responsável pelo processo.

Para remover um servidor previamente definido como responsável pelo processo na unidade, clique no símbolo Remover Responsável. Surgirá uma caixa de diálogo:

Se desistir de excluir o responsável, clique em Cancelar. Para confirmar a remoção, clique em OK.

Para dar continuidade à operação de recebimento do processo, clicar em Confirmar Recebimento ou Confirmar e Visualizar Processo.

Caso escolha a opção Confirmar Recebimento, o Sistema será atualizado automaticamente e retornará à tela inicial de “Processos Pendentes de Recebimento na Unidade”, com a mensagem:

Caso escolha a opção Confirmar e Visualizar Processo, o Sistema será atualizado automaticamente e apresentará a tela com os “Dados Gerais” do processo recebido, possibilitando realizar as operações indicadas na barra lateral da página.

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 21/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-023_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais… 

6        DOCUMENTOS ADICIONAIS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

7         PERGUNTAS FREQUENTES

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.