PP-117

Clique na imagem para ver a representação gráfica (PDF) 

1 OBJETIVO

O processo de trabalho PAGAR BOLSA DE MONITORIA ocorre para que se realize o repasse financeiro aos alunos bolsistas aprovados nos Editais de Seleção de Monitoria promovidos pelos Departamentos Acadêmicos da Instituição.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Departamento Acadêmico
Diretoria de Campus
Diretoria Geral (DG)
Diretoria de Graduação (DIRGRAD)
Divisão de Finanças (DIF)
Diretoria de Planejamento e Gestão (DPG)
Professor Orientador

3 CONTEÚDO GERAL

As subseções a seguir visam apresentar uma introdução sobre o tema em foco nesse documento, termos-chave associados, os participantes em sua elaboração, símbolos, siglas e abreviaturas aplicáveis, as definições e conceitos básicos pertinentes ao assunto, bem como as referências legais e demais normas cabíveis.

3.1 INTRODUÇÃO

A monitoria é uma atividade acadêmica de apoio desenvolvida por um aluno (monitor) que já cursou, com êxito, a disciplina em períodos anteriores, sendo que todo o trabalho desenvolvido pelo monitor deve ser realizado com a orientação de professor designado, chamado professor orientador.

A atividade de monitoria poderá ser exercida por alunos da graduação e pós-graduação com a finalidade de auxiliar alunos que se encontram em dificuldade de aprendizagem na disciplina, por meio de atividades diversificadas (explicação e resolução de exercícios, esclarecimento de dúvidas), contribuindo para minimizar a repetência, a evasão e a falta de motivação dos alunos.

3.2 TERMOS-CHAVE

Monitoria; Monitor; Auxílio Financeiro; Lista de Credores – LC; Relatório de Frequência

3.3 PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Maria de Fátima Ferreira Nunes Coelho

3.4 PARTICIPANTES NA REVISÃO

Hermes Augusto Oliveira Rabelo

3.5 PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Moacir Felizardo de França Filho

3.6 SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

CGRAD – Conselho de Graduação
LC – Lista de Credores
SIAFI – Sistema de Administração Financeira
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7 DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção do documento.

Assinatura Eletrônica: Registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por meio de: a) certificado digital: forma de identificação do usuário emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil); b) usuário e senha: forma de identificação do usuário, mediante prévio cadastramento de acesso.

Despacho: Despacho é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.

Documento: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato.

Memorando: É a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Processo: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento.

Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

3.8 REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Resolução CGRAD 11/22, de 12/08/2022 (Consolida, ad referendum, as Resoluções CGRAD 23/08, de 24 de setembro de 2008, CGRAD 03/14, de 19 de fevereiro de 2014 e CGRAD 02/22, de 31 de março de 2022.)

4 CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam apresentar o detalhamento da atividade, os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução, os cuidados especiais aplicáveis, as metas definidas para eventos específicos componentes da atividade, os indicadores a serem acompanhados (itens de controle e de verificação), bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinente ao assunto.

4.1 COMO O PROCESSO É INICIADO

A atividade tratada neste PP é iniciada com a emissão, pelo professor-orientador, do Relatório de Frequência do monitor, tendo como referência o intervalo de um mês de trabalho: do dia 15 ao dia 16 do mês subsequente.

4.2 DETALHAMENTO DA ATIVIDADE

A finalidade dessa subseção é apresentar os principais passos (etapas) a serem executados para a obtenção do resultado “Pagar bolsa de monitoria”.

As etapas abaixo estão numeradas de forma crescente. Entretanto, para compreensão da sequência de execução e dos caminhos alternativos existentes no processo de trabalho é imprescindível o uso do diagrama de fluxo da atividade. Para tanto, consulte o arquivo com a representação gráfica disponível na respectiva página deste procedimento no repositório MaPA – mapa.cefetmg.br

 

• Ação 1: Emitir Relatório de Frequência dos Monitores atestando sua frequência
  Executor: Professor-Orientador
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. Relatório de Frequência 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Essa etapa deve ser executada no dia 17 de cada mês, sendo o período de apuração da frequência do monitor, do dia 15 do mês anterior ao dia 16 do mês em curso
  2. O Relatório de Frequência especificará a carga horária executada pelo monitor durante o período apurado, para que seja emitida a LC
  3. O Relatório de Frequência deverá ser preenchido de acordo a Resolução CGRAD 11/22 (Anexo IV) 

• Ação 2: Apurar Relatórios de Frequência das monitorias vinculadas ao Departamento
  Executor: Chefe de Departamento
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. Relatório de Frequência 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Os relatórios deverão ser assinados pelo Chefe de Departamento ou pelo Coordenador de Área
  2. Caso tenha ocorrido desistência da atividade de monitoria, deverá ser encaminhada à Diretoria de Campus a Declaração de Desistência do Monitor, conforme Resolução CGRAD 11/22 (Anexo VII) para que se proceda com a adição da Declaração ao processo.
  3. Caso tenha ocorrido entrada de novo monitor, a documentação necessária para contratação deverá ser encaminhada à Diretoria de Campus para a adição dela no processo eletrônico. 
  
  

• Ação 3: Gerar Memorando Eletrônico para envio dos Relatórios de Frequência
  Executor: Chefe de Departamento
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. Memorando Eletrônico
  b. Relatório de Frequência 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Os Relatórios de Frequência, assinados pelo Chefe de Departamento, deverão ser enviados à respectiva Diretoria de Campus como anexo ao Memorando Eletrônico
  2. Caso algum monitor tenha desistido da atividade durante o período de apuração, a desistência deverá ser informada no Memorando Eletrônico.
  3. Caso um novo contrato de monitoria tenha sido celebrado durante o período de apuração, a nova contratação deverá ser informada no Memorando Eletrônico. 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  a. Aba Memorandos
  • Cadastrar Memorando
  b. Na tela de redação do texto do Memorando, no campo “Deseja anexar algum arquivo ao memorando eletrônico?”, incluir todos os arquivos de Relatório de Frequência do período de referência 
  
  

• Ação 4: Adicionar Memorando Eletrônico e Relatórios de Frequência ao processo eletrônico
  Executor: Diretoria de Campus
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. Memorando Eletrônico
  b. Relatório de Frequência
  c. Processo “Pagamento de Bolsista” 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Para o cumprimento dessa etapa, deve-se atentar para os processos eletrônicos específicos de cada Diretoria Especializada e Campus 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  i. Para adicionar o Memorando Eletrônico ao processo eletrônico:
  • Em Tipo de Documento, selecionar Cópia de Memorando
  ii. Para adicionar os Relatórios de Frequência ao processo eletrônico:
  • Em Tipo de Documento, selecionar Relatório de Frequência 
  
  

• Ação 5: Emitir LC no SIAFI
  Executor: Diretoria de Campus
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. LC – Lista de Credores 
  
  

• Ação 6: Adicionar LC ao processo eletrônico
  Executor: Diretoria de Campus
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. LC – Lista de Credores
  b. Processo “Pagamento de Bolsista” 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  i. Para adicionar a LC ao processo eletrônico:
  • Em Tipo de Documento, selecionar LC – Lista de Credores SIAFI
  • Em Natureza do Documento, selecionar RESTRITO 
  
  

• Ação 7: Solicitar pagamento de Monitoria
  Executor: Diretor de Campus
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. Despacho Informativo
  b. Processo “Pagamento de Bolsista” 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Despacho Informativo deve ser assinado pelo Diretor de Campus, aprovando o pedido de pagamento que está sendo encaminhado para a Diretoria Especializada
  2. O Despacho Informativo mencionará o período do pagamento solicitado de acordo com o Relatório de Frequência e o número da LC 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  i. Adicionar Despacho Informativo ao processo eletrônico:
  • Em Tipo de Documento, selecionar: Despacho Informativo 
  
  

• Ação 8: Analisar lançamento da LC
  Executor: Diretoria de Graduação (DIRGRAD)
  Documento (s) Aplicável (is) 
  
  a. LC – Lista de Credores
  b. Processo “Pagamento de Bolsista” 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Se existir INCONFORMIDADE, executar as etapas 09 e 10
  2. Se a documentação estiver CONFORME, ir para etapa 11 
  
  

• Ação 9: Solicitar correções
  Executor: Diretoria de Graduação (DIRGRAD)
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. Despacho Informativo 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  i. Adicionar Despacho Informativo ao processo eletrônico:
  • Em Tipo de Documento, selecionar: Despacho Informativo 
  
  

• Ação 10: Providenciar regularização de dados/documentos
  Executor: Diretoria de Campus
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. Despacho Informativo 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Despacho informativo retificado informando a correção da LC ou de outras inconformidades identificadas
  2. Anexar documentação, caso tenha sido solicitado pela DIRGRAD em seu Despacho Informativo. 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  i. Adicionar Despacho Informativo ao processo eletrônico:
  • Em Tipo de Documento, selecionar: Despacho Informativo 
  
  

• Ação 11: Registrar, em planilha eletrônica, a despesa do mês com monitoria
  Executor: Diretoria de Graduação (DIRGRAD)
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. Planilha eletrônica de controle de bolsas de monitoria 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Trata-se de planilha de controle interno de cada Diretoria Especializada contendo, no mínimo, nome de cada monitor, dados bancários, CPF, n º da LC
  2. A planilha deve ser alimentada mensalmente 
  
  

• Ação 12: Emitir pedido de execução de pagamentos
  Executor: Diretoria de Graduação (DIRGRAD)
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. Despacho Decisório 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Cadastrar Despacho Decisório e indicar o Diretor Especializado (DIRGRAD) como assinante do documento 
  
  Orientações quanto às operações no SIPAC 
  
  i. Adicionar Despacho Decisório ao processo eletrônico:
  • Em Tipo de Documento, selecionar: Despacho Decisório
  • Indicar como assinante o respectivo Diretor Especializado 
  
  

• Ação 13: Autorizar pagamento de monitoria
  Executor: Diretor de Graduação
  Documento(s) Aplicável(is) 
  
  a. Despacho Decisório 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Via assinatura no Despacho Decisório adicionado ao processo eletrônico 
  
  

• Ação 14: Realizar liquidação e pagamento de bolsas e auxílios
  Executor: Divisão de Finanças (DIF)
  Documento (s) Aplicável (is) 
  
  a. LC – Lista de Credores
  b. Processo “Pagamento de Bolsista” 
  
  Observações/Recomendações 
  
  1. Para a liquidação e pagamento, proceder conforme descrito no PP-104 (Realizar liquidação e pagamento de bolsas e auxílios)
  2. Após a liquidação das bolsas, a DIF encaminha os respectivos processos eletrônicos às Diretorias de Campus, caso estejam previstos novos pedidos de pagamento. 
  
  

4.3 PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1 O processo de monitoria é executado anualmente, com início no mês de março e término no mês de dezembro (prazo de vigência das bolsas).

4.3.2 A inscrição para o Programa de Monitoria será feita no Departamento ou Coordenação de Área responsável pela oferta da disciplina, seguindo critérios estabelecidos no Edital de Seleção, conforme Resolução CGRAD 11/22.

4.3.3 No caso de ocorrência de vaga no decurso do período letivo em que a seleção foi efetuada, ela poderá ser imediatamente ocupada por outro candidato aprovado, respeitada a ordem classificatória do concurso, e tal fato deverá ser comunicado ao Diretor de Campus.

4.4 INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

4.5 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

5 HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 16/11/2023 (Aprovação) | 29/11/2023 (Vigência)
Versão: 3.0
Autor: Maria de Fátima F Nunes Coelho
Arquivo Digital: PP-117_R3_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva
Modificações: Procedimento revalidado SEM alterações no fluxo (Memorando Eletrônico nº 346/2023 – DIRGRAD).
Atualização do item “Referências/Normas Aplicáveis”.
Atualização de siglas de UGs.

Mais…

6 INFORMAÇÕES DE CONTROLE

Classificação SIP
Área: Ensino
Macro-Serviço
Serviço
Sub-Serviço

Nome(s) Alternativo(s): Pagamento de bolsa de monitoria

7 DOCUMENTOS ADICIONAIS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

8 PERGUNTAS FREQUENTES

a. Qual a UG responsável pelo arquivamento do processo “Pagamento de Bolsista”?

R. Concluída a análise pela DICONT da conformidade da documentação, o processo será encaminhado para a DIRGRAD (Diretoria de Graduação) para arquivamento do processo eletrônico no SIPAC/Protocolo.

b. De quem é a atribuição de emitir Certificado de Participação ao monitor que cumprir a carga horária constante no Plano de Atividades?

R. A responsabilidade de emitir o Certificado de Participação é do Chefe de Departamento, conforme Art. 30 da Resolução CGRAD 11/22.